Carnet d'adresses (Paramètres)

Carnet d'adresses (Paramètres)

Introduction


Un carnet d'adresses est une base de données ou un bottin dans lequel un Superadmin note les informations nécessaires pour contacter l'ensemble des contacts et relations notamment professionnels dont son entreprise peut profiter. 

Dans cet article, nous vous présenterons les informations possibles à consigner et les caractéristiques de navigation. Toutes les actions possibles seront décrites dans les autres articles de la même section. Bonne navigation !







Prérequis d'utilisation


Licence de gestion

+ Ayant depuis sa fiche employé, la permission de Superadmin ou Gestion du carnet d'adresses
  1. Peut ajouter, modifier et supprimer des compagnies externes et des contacts au carnet d'adresses. 
  2. Peut consulter, ajouter, modifier et supprimer des employés.
  3. Désarchiver des compagnies externes. 


Licence de surintendant
  1. Peut consulter les informations des employés et les contacts des compagnies. 
  2. Ne permets pas d'ajouter, modifier ou supprimer des compagnies externes ou des contacts au carnet d'adresses. 





Informations pouvant être ajoutées

Pour un contact

Pour chacun de ces contacts, on indique habituellement quelques renseignements standards qui permettent d'associer son identité tel que : 

- Prénom
- Nom
- Titre
- Adresse courriel
- Compagnie
- Adresse de la compagnie
- Cellulaire
- Numéro de fax
- Type de licence. 
- Étiquettes
- Notes


Pour une compagnie

Pour chacune de ces compagnies, on indique habituellement les renseignements standards suivants :

- Nom de la compagnie
- Adresse
- Téléphone
- Numéro de fax
- NEQ
- NE Canada
- Licence RBQ
- #TPS
- #TVQ
- Divisions
- Régions
- Spécialités
- Métier
- Étiquettes










Navigation 




Compagnie étoilée


Votre compagnie est représentée par une étoile. Les contacts figurant sont vos employés. Pour ajouter un employé dans la compagnie étoile, rendez-vous dans les Paramètres, dans la section Gestion des licences. La case Employé accessible dans la fiche de celui-ci doit être cochée.

                   
      
          
Autre compagnie

Une compagnie sélectionnée s'affiche en rouge. 


Filtres pour compagnie
Vous pouvez filtrer vos compagnies par Divisions et par Région depuis le  menu de gauche. 

Filtres pour contact et compagnie
Il est possible de filtrer par étiquette et d'appliquer une logique de recherche ET ou OU aux étiquettes sélectionnées. Cette fonction est principalement utilisée lors du processus d'appel d'offres. 










Accessibilité au carnet d'adresse depuis les différentes sections de la plateforme


Admin du projet
Contact de soumission
Contact de facturation
Contact de l'exécution

Membres de l'équipe
Permet d'ajouter des membres de l'équipe

Documents
Permet d'envoyer des Documents, des Directives et des Addendas

Plans
Permet d'envoyer une capture de plan à un contact. 

Soumissions et contrats
Permet de sélectionner vos sous-traitants lors d'un appel d'offre ou de l'octroi d'un contrat. 

Rapports journaliers
Permet d'envoyer votre rapport journalier par courriel. 

Gestion des licences
Permet d'attribuer des licences à travers votre bottin. 

Modifications en masse
Permet d'ajouter des membres de l'équipe à plusieurs projets en même temps. 














Ajouter une compagnie à votre carnet

Pour ajouter une compagnie au Carnet d'adresses, vous devez avoir une licence de gestionnaire Superadmin ou la permission Gérer le Carnet d'adresses cochée depuis votre fiche employé. Il est possible d'ajouter une à une vos compagnies ou en lot. 

1. Rendez-vous dans les  Paramètres  dans la section  Carnet d'adresses via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez ajouter à l'unité vos contacts en cliquant sur  Ajouter une compagnie.    

3. Écrire le nom de la compagnie et cliquez sur OK. 

4. Remplir le formulaire d'information d'une compagnie sur votre droite et cliquez sur Enregistrer.








Ajouter plusieurs compagnies en lot

1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section Carnet d'adresses via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez ajouter en lot depuis un excel en cliquant sur  Importer.  

3. Téléchargez le gabarit proposé. 

4. Lorsque vous aurez complété ou copié les données demandées depuis un autre système, appuyez sur Téléversez un document XLSX. 

5. Un tableau de validation de vos ajouts et/ou mise à jour s'affichera dans le bas de votre page pour que vous puissiez avoir une vision globale. 
Pour ajouter une compagnie depuis l'importation en lot, une adresse courriel doit lui être associée. 

6. Tout est à votre convenance ? Cliquez  Importer maintenant  dans le bas du tableau pour importer vos compagnies en lot.


 


Bon à savoir...
En tout temps, vous pouvez importer de nouveau le fichier excel afin de mettre à jour les contacts existants. N'hésitez pas à contacter le support à la clientèle
à support@dreeven.com  si vous avez besoin d'assistance.  




Ajouter un contact à une compagnie

1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section Carnet d'adresses via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez ajouter à l'unité vos contacts en cliquant sur Ajouter un contact disponible en cliquant sur l'entreprise associée au contact. 

3. Écrire l'adresse courriel du contact et cliquez sur OK. 

4.  Remplir le formulaire d'information du contact dans la fenêtre modale apparaissant et cliquez sur Enregistrer les changements.

         









Ajouter des contacts en lot

1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section Carnet d'adresses via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez ajouter en lot depuis un excel en cliquant sur Importer. 

3. Téléchargez le gabarit proposé. 

4. Lorsque vous aurez complété ou copié les données demandées depuis un autre système, appuyez sur Téléversez un document XLSX. 

5. Un tableau de validation de vos ajouts et/ou mise à jour s'affichera dans le bas de votre page pour que vous puissiez avoir une vision globale. 

Pour ajouter un contact depuis l'importation en lot, une compagnie doit lui être associée. 

6.  Tout est à votre convenance ? Cliquez Importer maintenant dans le bas du tableau pour importer vos contacts en lot.





N'hésitez pas à contacter le support à la clientèle à support@dreeven.com si vous avez besoin d'assistance. 










Modifier les informations d'une compagnie ou d'un contact

Il est possible de modifier en tout temps une compagnie ou un contact dans votre carnet d'adresses. Pour ce faire, il suffit d'être un gestionnaire Superadmin. 

1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section Carnet d'adresses via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez modifier toute autre compagnie que la compagnie étoile en cliquant sur celle-ci. Il est possible de modifier toutes informations d'un contact, sauf son adresse courriel en cliquant simplement sur le contact en question. 

INFORMATION 
Pour modifier les informations de la compagnie étoile, veuillez vous rendre dans les Paramètres, dans la section Information de la compagnie. 

3. Cliquez sur Modifier dans le haut de la page. 

4. Changez les données du formulaire et cliquez sur Enregistrer.










Modifier l'adresse courriel d'un membre dans le carnet d'adresses

Il est impossible de modifier l'adresse courriel d'un contact ou d'un employé. Vous devez le supprimer et le créer de nouveau.

Advenant que c'est un usager que vous souhaitez conserver l'historique, simplement nous envoyer un courriel et il nous fera plaisir de vous assister. 












Une adresse courriel avec plusieurs contacts reliés

Afin de créer une plateforme collaborative qui respecte les multiples normes d'identification, nos utilisateurs doivent avoir des identifiants uniques. Cette règle d'affaire permet de pouvoir enregistrer les actions de tous et chacun dans un contexte légal.

Dreeven utilise l'adresse courriel comme identifiant et donc, chaque contact nécessite une adresse courriel différente. 












Supprimer un contact ou une compagnie

Il est possible de supprimer en tout temps une compagnie ou un contact dans votre carnet d'adresses. Pour ce faire, il suffit d'être un gestionnaire Superadmin. 
 
1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section Carnet d'adresses via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez supprimer un contact ou une compagnie en cliquant dans un premier temps sur la compagnie.  Il est impossible de supprimer la compagnie étoile.

Information
Pour supprimer un contact de la compagnie étoile, vous référez à l'article : Comment supprimer un utilisateur ? 


3. Cliquez sur Supprimer dans le haut de la page pour une compagnie ou dans la carte du contact dans l'éventualité où c'est le contact qui doit être supprimé. 

4. Confirmez votre action en cliquant sur OK. 

Advenant que la compagnie inclut toujours des contacts, une fenêtre pour confirmer votre intention de supprimer les contacts et la compagnie s'affichera. 

Attention
Lorsque nous supprimons la licence d'un utilisateur et supprimons également le contact du Carnet d'adresses, en laissant cet utilisateur membre de l'équipe, si ce contact était approbateur, son nom et l'entreprise associés ne changeront pas dans une demande ou un SUB. 















Archivage

Dreeven ne supprime pas complétement une compagnie, mais archive ses informations pour fin de suivi. Advenant que vous souhaitiez désarchiver une compagnie, suivez les étapes suivantes:

1. Rendez-vous dans l'onglet Gestion des compagnies dans le Carnet d'adresses. 

2. Trouvez la compagnie archivée et cliquez sur l'icône de la boite.

3. Confirmez votre action. 










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