Formulaires

Formulaires

Introduction

Dreeven vous propose une interface distincte pour consulter tout genre de formulaire. Que ce soit n'importe quels formulaires, vos sous-traitants ou vos collègues pourront les compléter rapidement et vous pourrez les extraire en PDF et/ou Excel pour votre conformité. 


















Accès et fonctionnalités disponibles par permission


Important 
La disponibilité des formulaires est une option payante. Dreeven vous propose :
  1. Des formulaires génériques d'association reconnue pour un montant fixe payable une fois
  2. De produire pour vous vos formulaires personnalisés pour un montant à définir selon la complexité du formulaire.  Veuillez contacter notre équipe à support@dreeven.com afin d'avoir une proposition.
  3. Un usager sans licence peut compléter certains types de formulaire et champs publics. Nous proposons un service de Code QR dans le but de donner un accès rapide à n'importe quel intervenant en chantier.  Pour obtenir un code QR sur un de vos formulaires, veuillez contacter notre équipe. 
  4. Un usager avec licence peut accéder rapidement à un formulaire avec un Code QR non public. 



Permission Limitée
  1. Soumettre des formulaires depuis : 
    1. La section Formulaires.
    2. Un rapport journalier.
  2. Voir ses formulaires complétés. 
  3. Copier un de ses formulaires pour en commencer un nouveau.
  4. Modifier et supprimer ses formulaires en mode Brouillon. 
  5. Télécharger la version papier du formulaire complété. 

Permission Étendue
  1. Soumettre des formulaires depuis : 
    1. La section Formulaires.
    2. Un rapport journalier.
  2. Voir tous les formulaires complétés par tous les usagers pour ce projet. 
  3. Joindre le formulaire d'un autre usager à un rapport journalier.
  4. Copier n'importe quel formulaire pour en commencer un nouveau, peu importe l'usager créateur. 
  5. Modifier et supprimer ses formulaires en mode Brouillon. 
  6. Envoyer et télécharger la version papier ou excel des formulaires complétés depuis l'onglet Rapports de formulaire.
  7. Tout dépendant de la configuration du projet, recevoir des notifications si un formulaire est complété par un usager. 

Permission Admin 
  1. Soumettre des formulaires depuis : 
    1. La section Formulaires.
    2. Un rapport journalier.
  2. Voir tous les formulaires complétés par tous les usagers pour ce projet. 
  3. Joindre le formulaire d'un autre usager à un rapport journalier.
  4. Copier n'importe quel formulaire pour en commencer un nouveau, peu importe l'usager créateur. 
  5. Modifier tous les formulaires en mode Brouillon et Soumis*
  6. Supprimer ses formulaires.
  7. Envoyer et télécharger la version papier ou excel des formulaires complétés depuis l'onglet Rapports de formulaire.
  8. Tout dépendant de la configuration du projet, recevoir des notifications si un formulaire est complété par un usager. 




















Navigation 



Onglet Formulaire

Depuis l'onglet Formulaires lorsqu'on accède à l'un d'eux, vous pourrez visualiser une liste de formulaires soumis par vous.  Il est possible de consulter ce tableau en mode liste ou carte selon vos besoins.

Cette section est accessible à tous les membres possédant la permission Limitée. À partir de cette interface, il est possible de remplir le formulaire ainsi que de le consulter au besoin. 










Tableau des Rapports de formulaire 

Depuis l'onglet Rapports de formulaire, une nouvelle interface disponible au admin s'affichera. Vous pourrez visualiser une liste de formulaires créés par tous les utilisateurs. 


Crée à : Représente la date de création du formulaire.
Crée par : Affiche le nom de la personne qui a cliqué sur le bouton Remplir un formulaire.  
État : Indique l'état du formulaire. 
Soumis par : Affiche le nom de la personne qui a cliqué sur le bouton Soumettre.
Soumis à : Représente la date de soumission. 
Formulaires : Mentionne le nom du formulaire. 










Filtration

Bulles

Dans ce tableau les bulles représentent les états. Vous pouvez naviguer facilement entre les bulles pour changer d'état. 


 
Filtres

Plusieurs filtres sont disponibles, toutefois ils peuvent être absents de l'affichage. Pour les afficher, cliquez sur bouton à trois lignes, sélectionnez les filtres à ajouter ou retirer    et appuyez sur Appliquer. Vos préférences seront sauvegardées. 

- Crée à 
- Crée par
- Soumis à
- Soumis par


   
   
     Ordre de tri

Il est possible de filtrer par ordre alphabétique les colonnes ayant un petit triangle en leur titre, il suffit de cliquer sur celui-ci. 



Masquer des colonnes

Vous pouvez afficher ou cacher certaines colonnes de votre tableau en cliquant sur cette icône. Vos préférences seront sauvegardées. À noter qu'il est possible de bouger l'ordre des colonnes en maintenant votre clic et déplaçant la souris dans votre tableau. 


Affichage de résultats

 

Pour afficher plus grand nombre de résultats à votre tableau, cliquez sur le menu déroulant dans le bas de votre page. 
















Créer un formulaire

La création / ajout de formulaires est une offre complémentaire à nos services de base.

Formulaire personnalisé
Vous devez nous envoyer votre formulaire à support@dreeven.com et nous pourrons évaluer les frais.

Formulaire générique
Nous offrons également des formulaires génériques à moindre coût d'association reconnue. N'hésitez pas à communiquer avec notre équipe pour consulter l'offre.




















Générer un code QR 


Pour créer un code QR, rendez-vous depuis l'Admin du projet, sections Formulaires.

  1. Assurez-vous d'avoir un mot de passe pour votre projet configurable depuis l'onglet Configuration accès partagé.

  2. Vous êtes maintenant prêt à vous rendre à l'onglet Accès formulaire. 

  3. Cliquez sur Voir le code QR du formulaire. 

  4. Depuis le modal, vous pouvez imprimer le code ou copier le lien du formulaire. 



Important
Un formulaire  avec l'étiquette public permet à un usager sans licence de remplir un formulaire. Pour une question de sécurité des informations, ce ne sont pas tous les types de champ de votre formulaire qui sont supportés pour des usagers sans licence. 















Remplir un formulaire

Votre employeur vous demande, exemple, de l'assister dans l'inspection de divers équipements de votre chantier au moyen d'un formulaire? Autant que travailleur, surintendant ou gestionnaire, il est possible de consigner un formulaire personnalisé facilement. 



Version Mobile

1. Rendez-vous dans la section Formulaires. 

2. Cliquez sur le + dans le bas de votre mobile. 




3. Sélectionnez le formulaire à remplir. 



4. Remplir le formulaire selon les recommandations de votre employeur. Certains champs peuvent être préremplis pour vous selon la situation. N'oubliez pas de sauvegarder à la fin du formulaire. 

5. Si vous remplissez quotidiennement un formulaire et il est possible que les données complétées soient semblables d'une journée à l'autre. Il est possible de copier un ancien formulaire pour commencer un nouveau. 





Note aux créateurs de rapports journaliers... 
Dreeven vous offre la possibilité de remplir les mêmes formulaires depuis votre rapport journalier, (Gestion de chantier / Santé et sécurité)  et de les joindre directement à votre rapport. Vous pouvez également joindre les formulaires remplis par vos travailleurs ou collègues le cas échéant. 


















Configurer les notifications

Vous souhaitez aviser un intervenant particulier lorsqu'un formulaire est complété dans un projet ?  Suivez les étapes suivantes pour configurer les notifications.

1. Rendez-vous depuis l'Admin du projet de votre projet visé. 

2. Cliquez sur Formulaires.

3. Depuis l'onglet Notifications, appuyez sur Ajouter un groupe.

4. Si le groupe existait déjà, sélectionnez-le et confirmez votre sélection. Sinon, créez le groupe en question. 


À partir de ce moment, tous les membres de ce groupe avec minimalement la permission étendue des formulaires recevront la notification au moment qu'un usager cliquera sur le bouton Soumettre pour ce formulaire. Lorsqu'ils cliqueront sur la notification, ils seront dirigés automatiquement au formulaire soumis. 











Modifier un formulaire

En tant que gestionnaire ayant la permission au niveau Admin dans les formulaires, Dreeven vous offre en tout temps la possibilité de modifier un formulaire en état Brouillon d'un autre utilisateur. Un utilisateur ayant la permission au niveau limité ne pourra pas modifier son formulaire en mode soumis. 

1. Pour y parvenir, il suffit de vous rendre dans la section Formulaires et de cliquer sur un formulaire. 

2. Allez dans le tableau des formulaires inter-utilisateurs, Rapports de formulaire

3. Sélectionnez un formulaire en état Brouillon ou Soumis*.

4. Cliquez sur les trois petits points disponibles dans le haut de votre page et sélectionnez Modifier. 




5. Changez les champs souhaités et n'oubliez pas de Soumettre à nouveau !

Important
Il est possible de modifier des formulaires en état soumis, toutefois cette option nécessite une évaluation avec notre équipe et n'est pas disponible pour tous les formulaires. Pour permettre à un gestionnaire avec la permission admin de Modifier un formulaire en mode soumis, contactez-nous à support@dreeven.com.




















Exporter / Envoyer des formulaires

En tant qu'un membre de l'équipe ayant la permission Admin dans les formulaires, il est possible d'exporter ou envoyer des formulaires. Suivez les prochaines étapes pour y arriver : 


1. Rendez-vous dans la section Formulaires. 

2. Cliquez sur un formulaire ayant des copies soumises depuis le premier onglet. (La vue proposée est celle d'une personne avec la permission Admin)




3. Appuyez sur l'onglet Rapports de formulaire. 





4. Il suffit de cliquer sur la date de création pour consulter le formulaire. 

5. Pour exporter ou envoyer les formulaires en format excel ou PDF, dans un premier temps, sélectionnez les formulaires souhaités ( ou tous ) avec les cases à cocher.



6. Une fois votre sélection complétée, appuyez sur une action.



7. Précisez le format à générer.



8. Il est également possible d'inclure des demandes générées ou liées à vos formulaires en sélectionnant Inclure un rapport PDF des demandes liées.

9. Cliquez sur Générer.


Bon à savoir...
  1. Si vous avez exporté un fichier, il sera alors téléchargé sur votre ordinateur. Advenant que vous ayez choisi Envoyer, une fenêtre d'expédition apparaîtra pour sélectionner depuis votre Carnet d'adresses les contacts à qui envoyer ce rapport. 
  2. Il est possible d'exporter toutes les données des formulaires en excel inter-projets depuis les Métriques Globales, disponibles pour les superadmin. 

















Supprimer un formulaire 

Il est possible de supprimer un formulaire en mode brouillon et dont l'usager qui doit supprimer est aussi le créateur du formulaire. 

1. Rendez-vous à votre formulaire. 

2. Cliquez sur les trois points de suspension et sélectionnez l'option Supprimer. 















Fonctionnement de l'application hors ligne 

Les usagers avec la permission limitée des formulaires peuvent remplir un formulaire à partir de l'application hors ligne.

Pour partager la soumission d'un formulaire, il faut synchroniser le projet à la fin d'une journée. de travail.

La section Formulaires hors ligne ne permet pas de :

  • Copier
  • Supprimer
  • Consulter les formulaires soumis par les autres utilisateurs.   

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