Documents à soumettre (Gestionnaire)

Documents à soumettre (Gestionnaire)

Un gestionnaire de projet a une vue globale des demandes.   Ils supervisent les sections comprenant les cartes suivantes nécessaires à la création d'une demande de document:

  • Vue d'ensemble de la demande
  • Bordereau de transmission
  • Gestion des fournisseurs de documents
  • Gestion du processus d'approbation
  • Documents


Description du tableau des Gestionnaires de projet   

Numéro :   Représente l'identifiant qui est généré   par la plateforme en fonction de règles d'affaires précises. En effet, les numéros sont déterminés de manière séquentielle et ne peuvent être changés.   Cet identifiant est un lien pour accéder à la demande de documents.

Compagnie du fournisseur : Correspond à la compagnie en sous-traitance à qui vous demandez des dessins d'atelier. 

# de dessin:   Représente le numéro du dessin.

Section de devis:   Identifie la section de devis.

Activité:   Indique l'activité de budget liée à la demande de documents. 

Fournisseur de documents : Identifie le membre de l'équipe et la compagnie responsable de fournir le dessin d'atelier. 

Titre : Représente le nom du dessin d'atelier.

Notes administratives:  Notes disponibles pour les gestionnaires uniquement dans la carte  Vue d'ensemble de la demande  . 

Étiquettes : Indique si une étiquette a été sélectionnée dans la demande.

État : Correspond à l'état de la demande de document. 

Échéance : Le signe d'alerte est affiché lorsque la date limite de votre fournisseur est dépassée. 

Date lim. du fourn.:  Correspond à la date limite du fournisseur de documents. 

Fourn. Inv.:  Correspond à la date de l'envoi du courriel pour inviter le fournisseur. 

Fourn. Env : Indique que le fournisseur a reçu un courriel lorsque le gestionnaire a appuyé sur le bouton  Prêt à recevoir des documents.

Fourn. Vu:    Indique si le fournisseur a consulté la demande de documents. 

Doc reçu:   Représente la date de réception des documents de vos fournisseurs. 

# Reçus : Indique le nombre de documents dans la section Documents reçus .

Document transmis à:  Identifie le membre de l'équipe approbateur du dessin d'atelier. 

Date limite d'approbation:  Correspond à la date limite proposée à votre approbateur. 

# Pour appr .: Indique le nombre de documents dans la section  Documents pour approbation.   

Approb. Env. : Indique le nombre d'approbateurs ayant reçus un courriel lorsque le gestionnaire a appuyé sur le bouton  Prêt pour approbation. 

Approb. Vu:  Indique le nombre d'approbateurs ayant consultés la demande d'approbation. 

Résultat:  Représente soit l'état si aucun approbateur a été sélectionné ou la réponse de l'approbateur. 

Progression:  Indique le nombre de réponses reçues sur le nombre attendues. 

#Revus : Précise le nombre de documents dans la section  Documents revus. 

Révisions : Identifie le nombre de révision.

# Publiés : Indique le nombre de document dans la section  Documents publiés.

Fournisseur notifié:  Indique si le fournisseur a reçu la notification que le dessin a été publié.

# de référence d'approbation: --

Type:  Correspond au type, soit dessin d'atelier, fiche technique ou échantillon

Approbateur anticipé: --

Navigation 




Filtration


Bulles 

Dans ce tableau les bulles représentent les états. Vous pouvez naviguer facilement entre les bulles pour changer d'état.

Filtres

Plusieurs filtres sont disponibles, toutefois ils peuvent être absents de  l'affichage. Pour les afficher, cliquez sur bouton à  trois lignes  , sélectionnez les filtres à ajouter ou retirer et appuyez sur  Appliquer  .
Vos préférences seront sauvegardées. 

- Compagnie du fournisseur
- Fournisseur de documents
- Révisions
- Titre
- Échéance
- Résultat
- Fournisseur notifié
- Section de devis
- Activité
- Doc reçu
- Date limite d'approbation
- Approbateur anticipé
- # de référence d'approbation 
- Type
- # de dessin
- Notes administratives 
- Étiquettes
- Date limite du fournisseur
- Fournisseur invité


Recherche

Recherchez n'importe quel titre et numéro en tapant dans la barre de recherche. 

  Ordre de tri

Il est possible de filtrer par ordre alphabétique les colonnes ayant un petit triangle en leur titre, il suffit simplement de cliquer sur celui-ci.

Masquer des colonnes

Vous pouvez afficher ou cacher certaines colonnes de votre tableau en cliquant sur cet icône.   Vos préférences seront sauvegardées. À noter qu'il est possible de bouger l'ordre en maintenant votre clic et faisant glisser votre souris dans le tableau.

Affichage de résultats



Pour afficher plus grand nombre de résultats à votre tableau, cliquez sur le menu déroulant dans le bas de votre page.

Que signifient les états des documents ?


Pas prêt à recevoir des documents

La demande n'est pas prête à recevoir des documents du fournisseur de documents ou des approbateurs. Cela permet de créer des demandes de documents à l'avance sans en informer le fournisseur de documents, les approbateurs ou les observateurs.

Lorsque ce statut est affiché, le fournisseur de documents, les approbateurs et les observateurs n'ont également pas accès à la demande. Dans le cas où ils y auraient accès, cela peut être dû à des autorisations particulières. Assurez-vous que tout le monde a les autorisations appropriées.

Pour changer le statut de  Pas prêt à recevoir des documents  à  En attente de docs   cliquez sur  Prêt à recevoir les documents   dans la section du fournisseur de documents.

Également, lorsqu'il n'y a qu'un processus d'approbation, cliquez sur  Prêt à recevoir l'approbation . Cela change le statut de  Pas prêt à recevoir des documents  à  En attente d'appr.


En attente de docs

Cliquez sur le bouton   Prêt à recevoir les documents   pour changer le statut  En attente de docs . La soumission est accessible au fournisseur de documents et aux observateurs. La soumission est au neutre jusqu'à ce que le fournisseur soumette son document.

Lorsque le fournisseur de documents est déjà dans le système, il recevra une notification pour soumettre des documents pour les soumissions suivantes.

De plus, les soumissions apparaissent sur le tableau de bord.

Vous pouvez envoyer plusieurs demandes par courrier électronique au même fournisseur de documents ou une seule soumission à la fois. Consultez la documentation concernant l'envoi de courriels en lots pour plus de détails.

Une fois que le fournisseur de documents a soumis ses documents, le statut passe de  En attente de docs  à  Documents reçus disponibles pour approbation .    


Documents reçus disponibles pour approbation

Lorsqu'un fournisseur de documents a soumis son document, le statut passe à  Documents reçus disponibles pour approbation .

Un document révisé peut être utilisé pendant le processus d'approbation ou être publié.

À ce stade, les approbateurs et les observateurs n'ont pas accès au document ni à la soumission. Le bouton  Prêt à recevoir l'approbation  permet aux approbateurs et observateurs de ce niveau d'avoir accès aux documents et à la soumission.

Le statut se met à jour uniquement lorsque vous cliquez sur  Prêt à recevoir l'approbation,  faisant passer le statut de  Documents reçus disponibles pour approbation  à  En attente d'appr .

Publiés:  Si vous décidez de publier le document, le statut passera de  révision des documents reçus  à publier  .


En attente d'approbation

Les informations et les documents de soumission utilisés pour l'approbation sont accessibles aux approbateurs et observateurs de ce niveau. La soumission est à nouveau au point mort. Les approbateurs doivent alors soumettre leurs réponses et les éventuels documents.

Pour envoyer une notification aux approbateurs et aux observateurs, trois options sont possibles. Vous pouvez envoyer par courriel plusieurs soumissions au même groupe d'approbateurs et d'observateurs à l'aide du tableau. Il vous est également possible de faire un envoi par soumissionnaire, par approbateur et par groupe d'observateurs en cliquant sur   envoyer à tout   le monde. De même, il est possible d'envoyer la soumission par courrier électronique à une seule personne.

Les réponses des approbateurs font passer le statut de  En attente d'approbation  à  Revoir la réponse d'approbation ou publier .



Revoir la réponse d'approbation ou publier

Lorsque les approbateurs répondent, le statut devient alors  Revoir la réponse d'approbation ou publier  .

Les réponses peuvent par ailleurs contenir des documents approuvés et peuvent avoir l'une des quatre réponses suivantes: Revu, Revu avec notes, Resoumettre et Rejeté.

Ces quatre réponses déterminent le plan d'action de la soumission, ce qui permet de recevoir des réponses mitigées, comme c'est souvent le cas lorsqu'il y a plusieurs approbateurs. Dreeven est là pour vous aider à harmoniser et à organiser le processus d'approbation.



Publiés

Publiés  indiquent que les approbateurs répondent positivement. Lorsque tous les approbateurs ont répondu avec revu ou revu avec notes, les documents peuvent être publiés .


Annulés

Pour une raison ou pour une autre, si une demande a été annulée, son état passera à Annulés.


Créer une demande à vos fournisseurs de documents

1. Rendez-vous dans la section  Documents à soumettre  et cliquez sur  Ajouter.

2. Il est possible de créer une demande unique ou un lot de demandes. Depuis cette fenêtre, vous pouvez également transmettre directement les documents précédemment reçus par courriel. Pour des fins de formation et pour comprendre le processus complet d'un document à soumettre, nous vous présenterons le chemin d'une demande unique. 




Info
Vous êtes peut-être en cours de projet que vous souhaitez importer toutes vos demandes d'un autre système de gestion de projets ou de votre système de gestion interne, vous pouvez importer celles-ci rapidement depuis un excel. 

Importer vos demandes de dessins d'atelier en cours

3. Choisissez le type de document demandé:

- Fiches techniques
- Dessins d'atelier
- Échantillons
- Autre

4. Remplir le formulaire: 

Titre : Indiquez le nom de votre fiche technique.

Date lim. fourn. : Précisez la date limite à laquelle le fournisseur de documents devra avoir transmis sa fiche. 

Demander des documents à : Sélectionnez un membre de votre équipe.

Sections de devis : Sélectionnez une section de devis précédemment ajouté depuis l'Admin du projet.

Assigner un processus d'approbation : Sélectionnez un processus d'approbation prédemment créé depuis l'Admin du projet. 

Info
Les champs en gras sont obligatoires pour la création d'une demande.

5. Cliquez sur   Sauvegarder. 

6. Advenant que vous souhaitez ajouter plus de détails à votre demande, appuyez sur Modifier depuis la carte  Vue d'ensemble de la demande . Ajoutez au besoin: 

- Une Spécialité
- Une Activité
- Une Étiquette
- Des notes administratives



7. Cliquez sur  Enregistrer les changements.

8. Afin de confirmer que votre demande est complète et d'envoyer un courriel à votre fournisseur, vous devez cliquer sur  Prêt à recevoir les documents  depuis la carte  Gestion des fournisseurs de documents.

Notes Veuillez prendre note quand si vous  ne cliquez pas  sur ce bouton,  votre founisseur ne sera pas notifié  à la fin du processus lors que le dessin sera revu et publié.



9. Depuis la fenêtre contextuelle, cochez la case  Envoyer ,  pour expédier un courriel au fournisseur et cliquez sur  Continuer. 




Info
Bon à savoir...
Pour le moment, nous décrivons toutes les étapes d'une demande de dessins d'atelier, toutefois dans votre quotidien, vous allez créer en lot des demandes et effectuer toutes ces étapes en masse depuis les   Opérations en lot   que nous aborderons ultérieurement.

10. Confirmez votre expédition en appuyant sur  Envoyer.

Gérer la réponse de votre fournisseur de documents

Normalement, votre fournisseur se connectera à déposer ses dessins par lui-même. Advenant que vous avez reçu les dessins d'atelier par courriel et vous devez les déposer dans les demandes correspondantes, suivez les prochaines étapes:

1. Depuis votre tableau disponible de la section  Documents à soumettre , cliquez sur le numéro correspondant au dessin. 



2. À partir de la carte  Gestion des fournisseurs de documents , appuyez sur les  trois points de suspension  et sélectionnez  Gérer fournisseur. 



3. Nous voici à l'interface de réponse. Dans la boîte prévue à cet effet, vous pouvez glisser le dessin d'atelier ou parcourir la documentation dans votre serveur en cliquant sur  Parcourir .   



4. Complétez le bordereau de transmission générique. 

Voici une courte description des champs à compléter. 

Produit soumis:  Sélectionnez le produit soumis. Il existe cinq options disponibles: aucune, tel que plans et devis, comme équivalence, comme substitution et Autre. Aucun n'est sélectionné par défaut.

Modification chantier:  C ochez la case s'il y a eu un changement sur le chantier.

# Directive de chantier:  Écrivez le numéro de directive du chantier.

Section de devis:  Sélectionnez dans la section de devis.

Article de devis:  Écrivez l'article de devis.

Nom du produit:  Écrivez le nom du produit.

Fournisseur/Fabricant:  Écrivez le fabricant ou fournisseur.

Description du produit:  Rédigez une description claire du produit.

# de dessin:  Écrivez le numéro de dessin.

Délai de livraison:  Inscrivez le nombre de jours de délai de livraison.

Remarques:  Ajoutez des commentaires.

Dessin Émis pour : Sélection une des trois options: Vérification, Information ou Coordination.


5. Appuyez sur le bouton  Soumettre . 

6. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur  OK.   

7. Revenez à votre demande en appuyant sur la flèche dans le haut de votre page.



Préparer les documents pour le processus d'approbation

1. Vous avez reçu les documents de votre fournisseur, vous pouvez maintenant valider les informations au bordereau de transmission si votre fournisseur l'a complété. 
 
Advenant que vous devez ajouter des informations au bordereau, cliquez sur Modifier, dans le cas contraire appuyez sur  Utiliser le bordereau de transmission. 



2. Confirmez que vous souhaitez ajouter le bordereau aux documents de votre fournisseur en cliquant sur  Combiner les fichiers.



3. Depuis la carte Documents reçus, valider l'ordonnancement des fichiers pour confirmer que le bordereau soit la première page. 

4. Appuyez sur  Combiner les documents reçus  afin que le PDF transmis à votre approbateur soit un seul et même document commençant par le bordereau.



5. Confirmez le nom du fichier souhaité et cliquez sur  Combiner les fichiers.



6. Validez que le document est conforme depuis la carte  Documents pour approbation .



7. Afin de confirmer que votre demande est complète et d'envoyer un courriel à votre ou vos approbateurs, vous devez cliquer sur  Prêt à recevoir l'approbation   depuis la carte  Gestion de processus d'approbation.

Notes Pour comprendre le concept de groupes dans un processus d'approbation, parcourez l'article:   Comment fonctionnent les groupes d'utilisateurs dans les dessins d'atelier? 



8. Depuis la fenêtre contextuelle, cochez la case  Inviter les approbateurs par courriel,   pour expédier un courriel aux approbateurs et a ppuyez sur  Prêt à recevoir l'approbation.



Info N'oubliez pas que vous pouvez effectuer toutes ces étapes en masse depuis les  Opérations en lot

9. Confirmez votre expédition en appuyant sur  Envoyer .

Gérer la réponse de votre approbateur dans les dessins d'atelier

Il est possible que pour une raison hors de votre contrôle, un approbateur vous envoie par courriel les dessins d'atelier revus. Vous devez les déposer dans la demande correspondante, pour ce faire suivez les prochaines étapes:

1. Depuis votre tableau disponible de la section Documents à soumettre, cliquez sur le numéro.



2. À partir de la carte  Gestion de processus d'approbation , appuyez sur les  trois points de suspension  et sélectionnez  Gérer approbateur. 



3. Pour donner la réponse de l'approbateur et déposer le dessin tamponné, dirigez-vous sur la carte du niveau correspondant à cet utilisateur et cliquez sur le crayon près de son nom.



4. Faites glisser ou parcourez votre serveur afin de déposer le ou les fichiers signés selon la situation.  Depuis la même fenêtre, sélectionnez la réponse. 



5. Revenez à votre demande en appuyant sur la flèche dans le haut de votre page. 




Publication des documents revus ainsi que leur notes

Vous avez reçu la réponse de votre ou vos approbateurs? 

-   Revu
-   Revu avec notes
-   Resoumettre
-   Rejeté

Notes En tout temps, il est possible de créer une révision de votre demande. Rendez-vous à l'article:  Le fonctionnement des révisions .

En recevant la réponse  Revu  ou  Revu avec notes , vous êtes maintenant prêts à rendre public le document tamponné ou signé fourni par l'approbateur. 

1. Allez à la carte  Documents revus   et  cliquez sur la flèche  pour changer le ou les documents de carte. 

2. Lorsque vos documents sont dans la carte  Documents publiés , ceux-ci dont alors disponibles pour consultation dans la section  Documents  depuis l'onglet  Dessins d'atelier approuvés.  Tous les collaborateurs ayant la permission limitée à la section Documents pourront consulter ces dessins. 

3. Pour facilité la coordination en chantier, vous pouvez partager les commentaires du/des réviseurs et ajouter des notes au document revu avant leur publication. Pour ce faire cliquez sur  Publier les notes de révision.



4. Si vous souhaitez partager les commentaires des réviseurs cliquez sur  Inclure les commentaire des réviseurs.  Dans un deuxième temps, vous pouvez ajouter vos propres notes. Appuyez sur  Publier  lorsque vous avez terminé.



5. Envoyez un courriel à votre fournisseur de documents pour l'avertir que son dessin d'atelier a été revu en cliquant sur  Notifier.

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