Documents à soumettre (Gestionnaire)

Documents à soumettre (Gestionnaire)

Introduction

Un gestionnaire de projet a une vue globale des demandes. Ils supervisent les sections comprenant les cartes suivantes nécessaires à la création d'une demande de document:

- Vue d'ensemble de la demande
- Bordereau de transmission
- Gestion des fournisseurs de documents
- Gestion du processus d'approbation
- Documents


















Accès et fonctionnalités disponibles par permission


Permission Limitée
  1. Permet à un usager de voir la section Documents à soumettre du point de vue de l'entrepreneur, toutefois elle ne permet pas de voir les demandes de documents ou d'y accéder.
    1. Pour donner accès à une demande, il faut ajouter un usager comme observateur au processus d'approbation. 


Permission Admin

Permet à un usager de : 
  1. Voir toutes les demandes de documents à soumettre. 
  2. Créer, importer, modifier, gérer, publier, annuler et supprimer des demandes.
  3. Inviter des fournisseurs et des approbateurs à des demandes. 
  4. Répondre à la place d'un fournisseur ou d'un approbateur.
  5. Utiliser les opérations en lot depuis le tableau de l'entrepreneur général. 
  6. Recevoir des notifications comme gestionnaire du processus des documents à soumettre. (Option de configuration) 
  7. Accéder à l'historique des communications


Bon à savoir...
Les collaborateurs n'ont pas besoin de permission pour accéder à la section Documents à soumettre. Aussitôt qu'un fournisseur ou qu'un réviseur est assigné, celui-ci accéde à cette demande depuis l'onglet approprié, soit Soumissions ou Approbations.  












Configuration des dessins d'ateliers


L'admin du projet des Documents à soumettre vous propose de configurer par projet le comportement et les options d'affichage dans la section document à soumettre. 
Vous pourrez personnaliser :
  1. Les sections de devis sélectionnable.
  2. Les notifications pour les gestionnaires du projet. 
  3. Les conditions de soumission du bordereau de transmission. 
  4. Des champs par défaut du bordereau de transmission. 
  5. Les catégories de documents pouvant être inclus dans le type Autres. 



Configuration des Notifications

Cet onglet a été ajouté pour permettre à un groupe d'utilisateurs d'être responsable de l'entièreté des dessins d'ateliers comme s'ils étaient le créateur de ceux-ci. 
Peu importe qui a créé le document à soumettre : 

  1. Un membre du groupe 
  2. Un gestionnaire tiers
  3. Le fournisseur de documents (sous-traitant)

Les membres de ce groupe recevront une notification à chaque changement dans le document à soumettre. 

  1. Réponse du fournisseur
  2. Commentaire du fournisseur 
  3. Réponse du / des réviseurs
  4. Commentaires du / des réviseurs
  5. Création d'une révision 
  6. Publication





Configuration des Bordereaux de transmission



Permettre la consignation du numéro par le fournisseur. 
Il est possible de laisser votre fournisseur compléter le numéro de dessin depuis le bordereau de transmission. Il suffit de cocher la case prévue à cet effet. 


Configurer la sélection de certains champs par défaut pour éviter des clics à vos sous-traitants. 
Les champs en question sont :
  1. Produit soumis.
  2. Dessin émis pour

Conditions pour la soumission du bordereau de transmission
Afin d'assurer une uniformité et une conformité, il est possible d'ajouter des conditions de soumission à votre bordereau vous empêcherez les sous-traitants et les gestionnaires de soumettre le bordereau sans avoir complété certains champs. Les champs requis seront affichés dans la liste de contrôle pour fin de soumission. Les champs en question sont : 
  1. Section de devis 
  2. Nom du produit

Texte livraison pour le PDF 
Pour permettre d'ajouter des éléments à la compréhension de l'approbateur lors d'une demande de document à soumettre pour votre projet, il est possible d'inclure un texte personnalisé qui sera inséré dans le PDF du bordereau de transmission de votre document à soumettre remis par le fournisseur de document. 

      


Résultat 

Cliquez sur Utiliser le bordereau de transmission qui a été précédemment complété par le fournisseur de document disponible en allant dans la section Documents à soumettre via une demande SUB-XX, depuis la carte Bordereau de tranmission affichée dans le haut de votre demande.



Pour consulter ce PDF, rendez-vous dans la section Documents reçus, appuyez sur le fichier généré. 

          


Voici le PDF en question et le texte de livraison: 

    




Bon à savoir...
À chaque début de projet, il est recommandé de configurer les options du bordereau de transmission.
 




Sections de devis

Les sections de devis peuvent être ajoutées par les utilisateurs ayant une licence de gestion. Les sections de devis sont personnalisables par projet pour vous permettre une facilité de navigation. Dans l'immédiat, celles-ci sont utilisées dans les Documents à soumettre afin d'y associer un dessin d'atelier. 


Pour en ajouter, il faut vous rendre dans l'Admin du projet, déroulez la page vers le bas pour trouver l'onglet Dessins d'atelier (devis). 

Vous pouvez ajouter vos sections de deux façons, soit à l'unité ou en lot. 







Ajouter une section de devis

1. Pour créer une section, il suffit d'appuyer sur le bouton Ajouter.

2. Remplir le formulaire qui s'affiche. Voici une courte explication de la signification de chaque champ : 


Code :  La structure de code est normalement basée sur le DDN, Devis directeur national de construction du Canada. Advenant que vous n'ayez pas accès à une liste des sections au sein de votre entreprise, cliquez sur ce lien (Description des sections DDN) pour créer votre propre liste avec les titres officiels.  

Nom : Définissez un nom à votre section, ou attribuez le titre des divisions du DDN.


3. N'oubliez pas d'Enregistrer les changements. 






Importation en lot de vos sections de devis

Vous avez déjà listé les sections disponibles en excel? Aucun souci, vous pouvez importer vos sections de devis depuis un gabarit excel.

1. Pour ce faire, cliquez sur Importer.

2. Téléchargez notre gabarit avec le lien.

3. Organisez votre excel afin que vous ayez les mêmes colonnes que celles proposées dans notre gabarit. Voici une courte explication de la signification de chaque colonne : 

Code :  La structure de code est habituellement basée sur le DDN, Devis directeur national de construction du Canada. Advenant que vous n'ayez pas accès à une liste des sections au sein de votre entreprise, cliquez sur ce lien (Description des sections DDN) pour créer votre propre liste avec les titres officiels.  

Nom : Définissez un nom à votre section, ou attribuez le titre des divisions du DDN.


4. Lorsque vous êtes prêts, importer ce excel en cliquant sur Téléverser.

5. Un tableau de validation de vos ajouts et/ou mise à jour s'affichera pour que vous puissiez avoir une vision globale. 

6. Tout est à votre convenance ? Cliquez Importer dans le bas du tableau pour importer vos sections de devis.  


N'oubliez pas qu'il est possible de copier les sections de devis d'un projet à la création d'un nouveau projet. 





Catégories de documents


Il est possible de personnaliser les catégories de documents pour le type de document Autres. À la création de votre document à soumettre et en sélectionnant le type autre, le champ catégorie sera affiché. 
Celui sera présent : 
  1. Au bordereau de transmission 
  2. Au tableau des documents à soumettre des entrepreneurs. 
  3. Dans les différents exports excel. 



Ajouter une catégorie

1. Depuis l'Admin du projet, la section Documents à soumettre, onglet Catégories (documents), cliquez sur le bouton + Ajouter. 

2. Écrivez le nom de la catégorie et appuyez sur Enregistrer les changements. 













Description du tableau des Gestionnaires de projet   

Numéro: Représente l'identifiant qui est généré par la plateforme en fonction de règles d'affaires précises. En effet, les numéros sont déterminés de manière séquentielle et ne peuvent être changés. Cet identifiant est un lien pour accéder à la demande de documents.

Compagnie du fournisseur: Correspond à la compagnie en sous-traitance à qui vous demandez des dessins d'atelier. 

# de dessin: Représente le numéro du dessin.

Section de devis: Identifie la section de devis.

Activité: Indique l'activité de budget liée à la demande de documents. 

Fournisseur de documents: Identifie le membre de l'équipe et la compagnie responsable de fournir le dessin d'atelier. 

Titre: Représente le nom du dessin d'atelier.

Notes administratives: Notes disponibles pour les gestionnaires uniquement dans la carte Vue d'ensemble de la demande . 

Étiquettes:  Indique si une étiquette a été sélectionnée dans la demande.

État: Correspond à l'état de la demande de document. 

Échéance: Le signe d'alerte est affiché lorsque la date limite de votre fournisseur est dépassée. 

Date lim. du fourn.: Correspond à la date limite du fournisseur de documents. 

Fourn. Inv.: Correspond à la date de l'envoi du courriel pour inviter le fournisseur. 

Fourn. Env:  Indique que le fournisseur a reçu un courriel lorsque le gestionnaire a appuyé sur le bouton Prêt à recevoir des documents .

Fourn. Vu: Indique si le fournisseur a consulté la demande de documents. 

Doc reçu: Représente la date de réception des documents de vos fournisseurs. 

# Reçus: Indique le nombre de documents dans la section Documents reçu .

Document transmis à: Identifie le membre de l'équipe approbateur du dessin d'atelier. 

Date limite d'approbation: Correspond à la date limite proposée à votre approbateur. 

# Pour appr.: Indique le nombre de documents dans la section Documents pour approbation .   

Approb. Env.: Indique le nombre d'approbateurs ayant reçus un courriel lorsque le gestionnaire a appuyé sur le bouton Prêt pour approbation . 

Approb. Vu: Indique le nombre d'approbateurs ayant consultés la demande d'approbation. 

Résultat: Représente soit l'état si aucun approbateur a été sélectionné ou la réponse de l'approbateur. 

Progression: Indique le nombre de réponses reçues sur le nombre attendues. 

#Revus: Précise le nombre de documents dans la section Documents revus . 

Révisions: Identifie le nombre de révision.

# Publiés: Indique le nombre de document dans la section Documents publiés .

Fournisseur notifié: Indique si le fournisseur a reçu la notification que le dessin a été publié.

# de référence d'approbation: --

Type: Correspond au type, soit dessin d'atelier, fiche technique ou échantillon

Approbateur anticipé: --













Navigation 




Filtration

Bulles 

Dans ce tableau les bulles représentent les états. Vous pouvez naviguer facilement entre les bulles pour changer d'état.


Filtres

Plusieurs filtres sont disponibles, toutefois ils peuvent être absents de  l'affichage. Pour les afficher, cliquez sur bouton à trois lignes , sélectionnez les filtres à ajouter ou retirer et appuyez sur Appliquer .
Vos préférences seront sauvegardées. 
- Compagnie du fournisseur
- Fournisseur de documents
- Révisions
- Titre
- Échéance
- Résultat
- Fournisseur notifié
- Section de devis
- Activité
- Doc reçu
- Date limite d'approbation
- Approbateur anticipé
- # de référence d'approbation 
- Type
- # de dessin
- Notes administratives 
- Étiquettes
- Date limite du fournisseur
- Fournisseur invité


Recherche

Recherchez n'importe quel titre et numéro en tapant dans la barre de recherche. 

  Ordre de tri


Il est possible de filtrer par ordre alphabétique les colonnes ayant un petit triangle en leur titre, il suffit simplement de cliquer sur celui-ci.

Masquer des colonnes


Vous pouvez afficher ou cacher certaines colonnes de votre tableau en cliquant sur cet icône. Vos préférences seront sauvegardées. À noter qu'il est possible de bouger l'ordre en maintenant votre clic et faisant glisser votre souris dans le tableau.

Affichage de résultats




Pour afficher plus grand nombre de résultats à votre tableau, cliquez sur le menu déroulant dans le bas de votre page.



Que signifient les états des documents?




Pas prêt à recevoir des documents

La demande n'est pas prête à recevoir des documents du fournisseur de documents ou des approbateurs. Cela permet de créer des demandes de documents à l'avance sans en informer le fournisseur de documents, les approbateurs ou les observateurs.

Lorsque ce statut est affiché, le fournisseur de documents, les approbateurs et les observateurs n'ont également pas accès à la demande. Dans le cas où ils y auraient accès, cela peut être dû à des autorisations particulières. Assurez-vous que tout le monde a les autorisations appropriées.

Pour changer le statut de  Pas prêt à recevoir des documents à En attente de docs cliquez sur Prêt à recevoir les documents dans la section du fournisseur de documents.

Également, lorsqu'il n'y a qu'un processus d'approbation, cliquez sur Prêt à recevoir l'approbation . Cela change le statut de Pas prêt à recevoir des documents à En attente d'appr .


En attente de docs

Cliquez sur le bouton Prêt à recevoir les documents pour changer le statut En attente de docs . La soumission est accessible au fournisseur de documents et aux observateurs. La soumission est au neutre jusqu'à ce que le fournisseur soumette son document.

Lorsque le fournisseur de documents est déjà dans le système, il recevra une notification pour soumettre des documents pour les soumissions suivantes.
De plus, les soumissions apparaissent sur le tableau de bord.

Vous pouvez envoyer plusieurs demandes par courrier électronique au même fournisseur de documents ou une seule soumission à la fois. Consultez la documentation concernant l'envoi de courriels en lots pour plus de détails.

Une fois que le fournisseur de documents a soumis ses documents, le statut passe de En attente de docs à  Documents reçus disponibles pour approbation .


Documents reçus disponibles pour approbation

Lorsqu'un fournisseur de documents a soumis son document, le statut passe à Documents reçus disponibles pour approbation .

Un document révisé peut être utilisé pendant le processus d'approbation ou être publié.

À ce stade, les approbateurs et les observateurs n'ont pas accès au document ni à la soumission. Le bouton Prêt à recevoir l'approbation permet aux approbateurs et observateurs de ce niveau d'avoir accès aux documents et à la soumission.

Le statut se met à jour uniquement lorsque vous cliquez sur Prêt à recevoir l'approbation ,  faisant passer le statut de Documents reçus disponibles pour approbation à En attente d'appr .

Publiés :  Si vous décidez de publier le document, le statut passera de révision des documents reçus à publier .


En attente d'approbation

Les informations et les documents de soumission utilisés pour l'approbation sont accessibles aux approbateurs et observateurs de ce niveau. La soumission est à nouveau au point mort. Les approbateurs doivent alors soumettre leurs réponses et les éventuels documents.

Pour envoyer une notification aux approbateurs et aux observateurs, trois options sont possibles. Vous pouvez envoyer par courriel plusieurs soumissions au même groupe d'approbateurs et d'observateurs à l'aide du tableau. Il vous est également possible de faire un envoi par soumissionnaire, par approbateur et par groupe d'observateurs en cliquant sur envoyer à tout le monde . De même, il est possible d'envoyer la soumission par courrier électronique à une seule personne.

Les réponses des approbateurs font passer le statut de  En attente d'approbatio n à Revoir la réponse d'approbation ou publier .


Revoir la réponse d'approbation ou publier

Lorsque les approbateurs répondent, le statut devient alors Revoir la réponse d'approbation ou publier .

Les réponses peuvent par ailleurs contenir des documents approuvés et peuvent avoir l'une des quatre réponses suivantes: Revu, Revu avec notes, Resoumettre et Rejeté.

Ces quatre réponses déterminent le plan d'action de la soumission, ce qui permet de recevoir des réponses mitigées, comme c'est souvent le cas lorsqu'il y a plusieurs approbateurs. Dreeven est là pour vous aider à harmoniser et à organiser le processus d'approbation.



Publiés

Publiés indiquent que les approbateurs répondent positivement. Lorsque tous les approbateurs ont répondu avec revu ou revu avec notes, les documents peuvent être publiés.

Annulés

Pour une raison ou pour une autre, si une demande a été annulée, son état passera à Annulés .















Créer une demande à vos fournisseurs de documents

1. Rendez-vous dans la section Documents à soumettre et cliquez sur Ajouter .

2. Il est possible de créer une demande unique ou un lot de demandes. Depuis cette fenêtre, vous pouvez également transmettre directement les documents précédemment reçus par courriel. Pour des fins de formation et pour comprendre le processus complet d'un document à soumettre, nous vous présenterons le chemin d'une demande unique. 





Vous êtes peut-être en cours de projet que vous souhaitez importer toutes vos demandes d'un autre système de gestion de projets ou de votre système de gestion interne, vous pouvez importer celles-ci rapidement depuis un excel. 



3. Choisissez le type de document demandé:

- Fiches techniques
- Dessins d'atelier
- Échantillons
- Autre

4. Remplir le formulaire: 

Titre : Indiquez le nom de votre fiche technique.

Date lim. fourn. : Précisez la date limite à laquelle le fournisseur de documents devra avoir transmis sa fiche. 

Demander des documents à : Sélectionnez un membre de votre équipe.

Sections de devis : Sélectionnez une section de devis précédemment ajouté depuis l'Admin du projet.

Assigner un processus d'approbation : Sélectionnez un processus d'approbation prédamment créé depuis l'Admin du projet. 

Les champs en gras sont obligatoires pour la création d'une demande.

5. Cliquez sur Sauvegarder . 

6. Advenant que vous souhaitez ajouter plus de détails à votre demande, appuyez sur Modifier depuis la carte Vue d'ensemble de la demande . Ajoutez au besoin: 

- Une Spécialité
- Une Activité
- Une Étiquette
- Des notes administratives



7. Cliquez sur Enregistrer les changements .

8. Afin de confirmer que votre demande est complète et d'envoyer un courriel à votre fournisseur, vous devez cliquer sur Prêt à recevoir les documents depuis la carte  Gestion des fournisseurs de documents .

Veuillez prendre note quand si vous  ne cliquez pas  sur ce bouton, votre fournisseur ne sera pas notifié à la fin du processus lors que le dessin sera revu et publié.



9. Depuis la fenêtre contextuelle, cochez la case Envoyer ,  pour expédier un courriel au fournisseur et cliquez sur Continuer . 





Bon à savoir...
Pour le moment, nous décrivons toutes les étapes d'une demande de dessins d'atelier, toutefois dans votre quotidien, vous allez créer en lot des demandes et effectuer toutes ces étapes en masse depuis les Opérations en lot que nous aborderons ultérieurement.


10. Confirmez votre expédition en appuyant sur Envoyer .















Gérer la réponse de votre fournisseur de documents

Normalement, votre fournisseur se connectera à déposer ses dessins par lui-même. Advenant que vous avez reçu les dessins d'atelier par courriel et vous devez les déposer dans les demandes correspondantes, suivez les prochaines étapes:

1. Depuis votre tableau disponible de la section Documents à soumettre , cliquez sur le numéro correspondant au dessin. 



2. À partir de la carte Gestion des fournisseurs de documents , appuyez sur les  trois points de suspension  et sélectionnez Gérer fournisseur . 



3. Nous voici à l'interface de réponse. Dans la boîte prévue à cet effet, vous pouvez glisser le dessin d'atelier ou parcourir la documentation dans votre serveur en cliquant sur Parcourir .   



4. Complétez le bordereau de transmission générique. 

Voici une courte description des champs à compléter. 

Produit soumis :  Sélectionnez le produit soumis. Il existe cinq options disponibles: aucune, tel que plans et devis, comme équivalence, comme substitution et Autre. Aucun n'est sélectionné par défaut.
Modification chantier : Cochez la case s'il y a eu un changement sur le chantier.
# Directive de chantier : Écrivez le numéro de directive du chantier.
Section de devis : Sélectionnez dans la section de devis.
Article de devis : Écrivez l'article de devis.
Nom du produit : Écrivez le nom du produit.
Fournisseur/Fabricant : Écrivez le fabricant ou fournisseur.
Description du produit : Rédigez une description claire du produit.
# de dessin : Écrivez le numéro de dessin.
Délai de livraison : Inscrivez le nombre de jours de délai de livraison.
Remarques : Ajoutez des commentaires.
Dessin Émis pour : Sélection une des trois options: Vérification, Information ou Coordination.

5. Appuyez sur le bouton Soumettre. 



6. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur OK.   

7. Revenez à votre demande en appuyant sur la flèche dans le haut de votre page.






Bon à savoir...
Depuis l'Admin du projet, section Documents à soumettre, vous pouvez configurer les conditions de soumission de votre bordereau de transmission. Il est possible d'obliger votre fournisseur de document de compléter les champs suivants : 
  1. Section de devis 
  2. Nom du produit

    Vous pouvez également configurer certaines options par défaut pour les aider, notamment : 

  3. Produit soumis
  4. Dessin émis pour















Préparer les documents pour le processus d'approbation

1. Vous avez reçu les documents de votre fournisseur, vous pouvez maintenant valider les informations au bordereau de transmission si votre fournisseur l'a complété. 
 
Advenant que vous devez ajouter des informations au bordereau, cliquez sur Modifier , dans le cas contraire appuyez sur Utiliser le bordereau de transmission . 



2. Confirmez que vous souhaitez ajouter le bordereau aux documents de votre fournisseur en cliquant sur Combiner les fichiers .



3. Depuis la carte Documents reçus , valider l'ordonnancement des fichiers pour confirmer que le bordereau soit la première page. 

4. Appuyez sur Combiner les documents reçus afin que le PDF transmis à votre approbateur soit un seul et même document commençant par le bordereau.



5. Confirmez le nom du fichier souhaité et cliquez sur Combiner les fichiers .



6. Validez que le document est conforme depuis la carte Documents pour approbation .



7. Afin de confirmer que votre demande est complète et d'envoyer un courriel à votre ou vos approbateurs, vous devez cliquer sur Prêt à recevoir l'approbation depuis la carte Gestion de processus d'approbation .

Pour comprendre le concept de groupes dans un processus d'approbation, parcourez l'article: Comment fonctionnent les groupes d'utilisateurs dans les dessins d'atelier?  




8. Depuis la fenêtre contextuelle, cochez la case Inviter les approbateurs par courriel , pour expédier un courriel aux approbateurs et appuyez sur Prêt à recevoir l'approbation .



N'oubliez pas que vous pouvez effectuer toutes ces étapes en masse depuis les Opérations en lot

9. Confirmez votre expédition en appuyant sur Envoyer .














Gérer la réponse de votre approbateur dans les dessins d'atelier

Il est possible que pour une raison hors de votre contrôle, un approbateur vous envoie par courriel les dessins d'atelier revus. Vous devez les déposer dans la demande correspondante, pour ce faire suivez les prochaines étapes:

1. Depuis votre tableau disponible de la section  Documents à soumettre , cliquez sur le numéro.



2. À partir de la carte Gestion de processus d'approbation , appuyez sur les trois points de suspension et sélectionnez Gérer approbateur . 



3. Pour donner la réponse de l'approbateur et déposer le dessin tamponné, dirigez-vous sur la carte du niveau correspondant à cet utilisateur et cliquez sur le crayon près de son nom.



4. Faites glisser ou parcourez votre serveur afin de déposer le ou les fichiers signés selon la situation. Depuis la même fenêtre, sélectionnez la réponse. 



5. Revenez à votre demande en appuyant sur la flèche dans le haut de votre page. 











Fonctionnement des révisions

Peu importe la réponse de votre approbateur à votre demande de dessin d'atelier, il est toujours possible de créer une révision afin de ne pas effacer la réponse d'un approbateur. 

1. Consultez ou non le commentaire de votre approbateur depuis la carte Gestion de processus d'approbation. 



2. Depuis le haut de votre page, cliquez sur le bouton Créer une révision de SUB-XXXX. 

3. Confirmez que vous souhaitez créer une révision en cliquant sur Commencer. 






Important
  1. Advenant que vous créiez une révision d'une fiche ayant été revue et publiée, Dreeven vous propose de la dépublier au besoin afin d'éviter de la confusion avec vos collaborateurs. 
  2. Cette demande sera toujours consultable depuis l'historique de votre SUB et depuis la bulle filtre Annulés de votre tableau de gestion. 



4. Précisez si vous souhaitez que votre fournisseur voit les commentaires des approbateurs du SUB à resoumettre ou refusé.



5. Vous pouvez consulter les historiques de vos révisions rapidement en cliquant sur les liens appropriés. 




6. Vous devez passer de nouveau à travers toutes les étapes du processus d'un dessin d'atelier.


Votre sous-traitant pourra :
  1. Savoir depuis le numéro que cette demande est une révision SUB-0052 R1. 
  2. Consulter les commentaires de l'approbateur du SUB précédent au besoin depuis la page de soumission.
  3. Consulter rapidement l'historique des révisions pour savoir quelle fiche a été refusée. 


Votre approbateur pourra : 
  1. Savoir depuis le numéro que cette demande est une révision SUB-0052 R1.
  2. Consulter rapidement l'historique des révisions pour savoir quelle fiche a été refusée et les commentaires des approbateurs prédécents. 
















Réponse et publication des documents revus ainsi que leur notes

Vous avez reçu la réponse de votre ou vos approbateurs? 

-   Revu
-   Revu avec notes
-   Resoumettre
-   Rejeté

En tout temps, il est possible de créer une révision de votre demande. Rendez-vous à l'article: Le fonctionnement des révisions .


En recevant la réponse Revu ou Revu avec notes , vous êtes maintenant prêts à rendre public le document tamponné ou signé fourni par l'approbateur. 

1. Allez à la carte Documents revus et cliquez sur la flèche  pour changer le ou les documents de carte. 


2. Lorsque vos documents sont dans la carte Documents publiés , ceux-ci dont alors disponibles pour consultation dans la section Documents depuis l'onglet Dessins d'atelier approuvés . Tous les collaborateurs ayant la permission limitée à la section Documents pourront consulter ces dessins. 

3. Pour facilité la coordination en chantier, vous pouvez partager les commentaires du/des réviseurs et ajouter des notes au document revu avant leur publication. Pour ce faire cliquez sur Publier les notes de révision .



4. Si vous souhaitez partager les commentaires des réviseurs cliquez sur  Inclure les commentaire des réviseurs. Dans un deuxième temps, vous pouvez ajouter vos propres notes. Appuyez sur Publier lorsque vous avez terminé.



5. Envoyez un courriel à votre fournisseur de documents pour l'avertir que son dessin d'atelier a été revu en cliquant sur Notifier .

















Fonctionnement des opérations en lot 

Vous avez créé vos multiples dessins d'atelier pour un fournisseur et vous souhaitez maintenant passer à travers le processus des dessins d'atelier en effectuant des opérations en lot.

Les opérations possibles 

  1. Modification des champs
    Vous pouvez changer le type, l'activité, la date lim. fourn, la section de devis, l'article de devis, l'étiquettes et la notes administratives
  1. Ajouter / Remplacer un fournisseur de documents
    Il est possible de remplacer un fournisseur de document, changer sa date limite et le rendre prêt à recevoir les documents.
  2. Supprimer un fournisseur
  3. Rendre le fournisseur prêt à recevoir les documents
    Activera tous les fournisseurs sélectionnés dans les demandes. N'oubliez pas que vous devez envoyer un courriel pour les avertir. 
  4. Rendre le processus courant prêt pour approbation
    Activera tous les approbateur sélectionnés dans les demandes. N'oubliez pas que vous devez envoyer un courriel pour les avertir. 
  5. Ajouter un approbateur
  6. Supprimer un approbateur
  7. Ajouter un observateur
  8. Supprimer un observateur
  9. Ajouter un observateur pour le fournisseur de document
  10. Annuler la demande
  11. Supprimer la demande
  12. Assigner un processus d'approbation
  13. Publier tous les documents reçus par les approbateurs
  14. Modifier le créateur de la demande
  15. Envoie de demandes



Marche à suivre pour utiliser les opérations

Dans notre exemple, nous avons filtré au moyen des bulles et des différents types de filtration à notre disposition.

1. Filtrez votre tableau et sélectionnez depuis les cases à cocher le demandes à modifier ayant le même élément à modifier. 




2. Cliquez sur le crayon d'Opérations en lot.



3. Sélectionnez l'opération souhaitée.



4. Cliquez sur le bouton Modifier les XX demandes

Bon à savoir...
Les demandes n'étant pas éligible à cette opération seront en rouge dans votre tableau.
 












Fonctionnement des groupes d'utilisateurs
















Modifier ou supprimer un dessin d'atelier soumis par un fournisseur

Votre sous-traitant a soumis un dessin, mais souhaite maintenant le changer? Dreeven supporte cette éventualité, toutefois, en tant que gestionnaire de projet avec la permission admin dans les Documents à soumettre, vous devez vous impliquer. Voici comment vous y prendre : 


1. Rendez-vous dans la demande de document à modifier. 

2. Cliquez sur l'icône à trois points de votre fournisseur et sélectionnez l'option Gérer fournisseur. 

3. Depuis l'interface de votre fournisseur, il est possible de supprimer la réponse. 

Bon à savoir...
Le fournisseur n'a pas cette option puisque Dreeven vous donne le plein contrôle de vos demandes et donc, souhaite que vous soyez au courant advenant un changement avec votre fournisseur.
 
 


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