Réunions

Réunions

Introduction

Organisez et gérez vos réunions avec Dreeven!

Au travail, les réunions sont incontournables. Qui n’a pas une réunion au moins une fois par semaine, voire une fois par jour ? Si souvent, elles peuvent être contre-productives, les réunions restent un outil de communication et de collaboration indispensable qui permet à la fois d’informer, d’échanger et de décider rapidement. 

Cependant, pour être efficace, une réunion doit être courte, bien préparée et organisée avec un ordre du jour précis. Le rôle de l’organisateur est d’encourager tous les participants à prendre la parole et de s’assurer de ne pas dépasser le temps imparti. Enfin, dès que la réunion est terminée, un compte rendu détaillé doit être rédigé et transmis à toutes les personnes concernées.


Dreeven simplifie le processus en structurant la section par groupes où chaque groupe à son propre ordre du jour. Vous pouvez adapter la section à vos besoins en créant, renommant et supprimant vos groupes.

Les ordres du jour organisent et gèrent votre réunion en mettant en évidence l’information importante, comme le moment, l’emplacement, les participants à la réunion et beaucoup plus. Inscrivez les sujets à aborder et rédigez les minutes de la réunion pour ensuite générer un document PDF officiel en un seul endroit. Vous pouvez aussi économiser du temps en copiant un ordre du jour.







Accès et fonctionnalités disponibles par permission


Personnes invitées sans licence
  1. Permets de recevoir un courriel d'invitation 
    1. De confirmer leur présence
    2. De consulter le PDF de l'ordre du jour en pièce jointe du courriel.
    3. De consulter le PDF des minutes de rencontre en pièce jointe du courriel des minutes. 

Permission Limitée
  1. Permets de voir la section Réunions et les groupes de réunion. 
    1. Accéder à l'ordre du jour en ligne d'une rencontre,
      1. S'il fait partie des personnes invitées à la rencontre. 
      2. S'il a confirmé sa présence en cliquant sur Je serai présent depuis le courriel d'invitation. 
  1. Permets de consulter : 
    1. La description de la rencontre. 
    2. L'ordre du jour.
    3. Les minutes.
    4. Les personnes invitées.
    5. Les pièces jointes.
    6. L'historique des versions de la rencontre. 

Permission Admin 
  1. Permets de voir la section Réunions et les groupes de réunion. 
    1. Créer, modifier et supprimer des groupes de réunion. 
    2. Créer, modifier, copier et supprimer des ordres du jour.
    3. Copier les minutes d'une rencontre *
      1. Si l'option est active depuis l'Admin du projet. 
    4. Envoyer les invitations aux personnes invitées.
    5. Rédiger les minutes de rencontre.
    6. Ajouter des pièces jointes. 
    7. Consulter l'historique des versions de la rencontre. 
    8. Créer et gérer des demandes depuis les minutes de rencontre. 
    9. D'accepter les minutes de rencontre.









Créer un groupe de réunion

    1. Comme un usager avec la permission admin de Réunions, cliquez le bouton Créer un nouveau groupe.

2. Inscrivez le nom du groupe dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur OK. 















Créer un ordre du jour

1. Cliquez sur le groupe approprié.



2. Cliquez le bouton Ajouter un ordre du jour.


3. Cliquez sur Créer une nouvelle réunion.



4.  Remplissez le Sujet, ainsi que la Date et l’heure.




5.  Quand vous êtes prêts, cliquez sur Créer.

Et voilà ! Vous pouvez accéder à votre ordre du jour en mode Brouillon. 

6. Pour consigner vos sujets de rencontre, cliquez sur le bouton Modifier. 

7. Le bouton + Point est maintenant apparu Cliquez sur celui-ci et tapez votre sujet. 

8. Ajoutez autant de sujets que nécessaires à votre ordre du jour. 

Bon à savoir...
  1. Depuis la description de votre rencontre, vous pouvez inclure un lien vers une rencontre Teams ou Google Meet. 
  2. Votre ordre du jour comporte des points séquentiels. Si vous supprimez un point puisque celui-ci est réglé, le prochain point sera le suivant, le numéro associé au point réglé ne sera pas utilisé de nouveau. 
  3. Votre ordre du jour peut comporter autant des points que des sous-points avec des minutes indépendantes. 









Copier une réunion

Dans le but de gagner du temps, Dreeven vous propose de multiples options.  Un moyen rapide de reporter vos points et les informations relatives à une réunion est de copier l'ordre du jour la réunion précédente. 

À noter...
Vous pouvez également copier les minutes de la rencontre précédente si la case Copier les minutes des anciennes rencontres est activée depuis l'Admin du projet. 



1. Commencez par aller dans le menu de votre réunion. Dans ce cas, nous copions l'ordre du jour n°4. Cliquez sur Ajouter un ordre du jour. 

2. Sélectionnez la réunion dont vous souhaitez copier l'ordre du jour. 



3. Confirmez si le Sujet est le même, sélectionnez une Date de début et de fin et une Heure de début et de fin. 


        


   4. Il ne reste plus qu'à Copier.

      









Ajouter un invité à une réunion

Localisez la section des invités depuis la page de réunion et cliquez sur Ajouter un membre de l'équipe ou Ajouter à partir du bottin ?



Ajouter un membre de l'équipe

Lorsque vous sélectionnez  Ajouter un membre de l'équipe, cette option vous amène dans la fenêtre contextuelle regroupant uniquement les utilisateurs de votre projet. On vous invite à (1) sélectionner les invités en question et (2) Confirmer votre sélection en cliquant sur le bouton en haut de la page. 






Ajouter à partir du bottin

Cette option inclut toutes les personnes à travers les projets ou même celles qui ne sont pas dans un projet depuis votre Carnet d'adresses. On vous invite à (1) sélectionner les invités en question et (2) Confirmer la sélection en cliquant sur le bouton dans le bas de la page. 









Envoyer les invitations


1. Après avoir complété l'ordre du jour et invité vos participants, vous pouvez cliquer sur Envoyer les invitations ainsi que le PDF de l'ordre du jour. 

2. Pour ce faire, cliquez sur Envoyer invitations disponible depuis la carte Personnes invitées.

3. Confirmez votre intention d'expédition en cliquant OK. 

4. Les participants pourront confirmer leur présence depuis le courriel envoyé. 









Rédiger les minutes 

Vous avez ajouté des points à l'ordre du jour, verrouillé et invité les participants ? Il est temps de commencer cette rencontre !

1. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Rédiger les minutes.

2. Il y a quelques changements dans l'interface. La carte Points à l'ordre du jour de la réunion est désormais Minutes de la réunion. Il n'y a plus qu'un seul bouton, le bouton Modifier. Appuyez sur Modifier pour commencer votre réunion. 

3. Il y a quelques changements dans l'interface. Le champ Minutes est ajouté. Il y a un bouton de verrouillage. Un bouton d'ajout de tâche est apparu. Ajoutez vos minutes en sélectionnant la zone de texte





4. Il ne reste plus qu'à Verrouiller lorsque vous avez terminé. 






5. Vous avez maintenant terminé de rédiger vos minutes. N'oubliez pas de les envoyer aux participants en cliquant sur Envoyer les minutes depuis la section Personnes invitées. 










Modifier le nom d'un groupe de réunion 

En tout temps, avec la permission admin des Réunions, vous pouvez renommer votre groupe en deux étapes simples.

1. Allez dans le menu déroulant disponible via les trois points de suspension et sélectionnez Renommer. 




2. Depuis la fenêtre contextuelle apparaissant, vous pouvez modifier le nom du groupe en question. 

3. N'oubliez pas de cliquer OK. 







Modifier l’information relative à la réunion 

1. Vous pouvez changer l’information relative à la réunion en cliquant le bouton Modifier. Vous pourrez alors modifier les informations suivantes : 
  1. Sujet
  2. Description
  3. Date et heure de début
  4. Date et heure de fin
  5. Rappel
  6. Personne contact de l'équipe
  7. Nom de l'emplacement
  8. Adresse à la réunion si la case à cocher est sélectionnée
  9. Instructions additionnelles à propos de l'emplacement




2. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les changements.











Supprimer un groupe de réunion 

Supprimer votre groupe de réunion n'aura jamais été aussi simple !

Important
  1. L'action de supprimer un groupe est directe, c'est-à-dire qu'aucun message de confirmation suivra pour confirmer votre intension.
  2. Pour supprimer un groupe de réunion, vous devez d'abord supprimer toutes les réunions du groupe. 


1. Allez dans le menu déroulant du groupe en cliquant sur les trois points de
   suspension et appuyez Supprimer.













Supprimer un ordre du jour 

Il est possible de supprimer très facilement un ordre du jour en deux étapes. 


1. Commencez par aller dans le menu déroulant de la réunion.  Appuyez sur les trois points de suspension et cliquez sur Supprimer. 



2. Tapez le sujet de la réunion pour confirmer votre intention.

3. Cliquez sur OK. 












Gérer les tâches depuis l'ordre du jour 


Ajouter une tâche

 1. Allez à la carte Minutes de la réunion et cliquez sur Modifier si vos minutes sont verrouillées.

 2. Il est possible d’ajouter une tâche en cliquant sur +Tâche.




Dreeven accélère le processus en : 

  1. Sélectionnant par défaut le type tâche dans la fenêtre apparaissant. 
  2. Attribuant le sujet de la réunion automatiquement au titre de la demande.
  3. Copiant le compte rendu de la réunion dans la description de la demande.


3. N'oubliez pas d'Enregistrer votre tâche. 


À noter 
Les tâches ajoutées depuis les réunions seront ajoutées au tableau dans la section des Demandes. 
Lorsqu'une tâche est fermée depuis le tableau des demandes, celle-ci reste toujours liée au point de l'ordre du jour. Si vous désirez retirer la tâche de l'ordre du jour, il faut le faire manuellement. 











Retirer une tâche

1. Pour retirer une tâche, il suffit de cliquer sur l'icône de la Poubelle depuis les Minutes de réunion. 



2. Il ne vous reste plus qu'à confirmer la suppression en cliquant sur OK.


Important 
Cliquer sur la poubelle signifie que vous supprimez le lien de la tâche à la minute de rencontre. Si vous souhaitez fermer la tâche pour mentionner qu'elle est accomplie, il faut la fermer depuis la section Demandes.
 


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