Documents à soumettre (Fournisseurs)

Documents à soumettre (Fournisseurs)

Introduction

Un exemple de fournisseur de documents est le sous-traitant qui possède des documents, par exemple des dessins d'atelier, qui doivent être soumis au gestionnaire de projet.

La soumission est disponible pour un fournisseur de documents lorsque le statut est en attente de docs.. Vous pouvez accéder à la soumission via la section des soumissions ou à partir de la demande par courriel.

À ce stade, le fournisseur de documents doit prendre une décision, soit soumettre des documents, soit refuser de fournir des documents.


    En tant que fournisseur de documents, vous pouvez:

  • Soumettre des documents
  • Téléverser des documents
  • Fournir un bordereau de transmission
  • Refuser de soumettre des documents
  • Recevoir des documents publiés








Tableau des fournisseurs (soumission)


Identifiant : Représente l'identifiant qui est généré par la plateforme en fonction de règles d'affaires précises. En effet, les numéros sont déterminés de manière séquentielle et ne peuvent être changés. Cet identifiant est un lien pour accéder à la demande de documents. 

Fournisseur de documents : Identifie le membre de l'équipe et la compagnie responsable de fournir le dessin d'atelier. 

Section de devis : Identifie la section de devis.

Titre : Représente le nom du dessin d'atelier.

Status : Permets de visualiser les dessins à fournir de ceux déjà fournir au moyen de deux états, soit En attente de docs (vous devez fournir vos documents) et Documents reçus disponibles pour approbation  (Vous avez fournir vos documents).

Résultat : Corresponds à l'état de la demande de document. 

Type : Corresponds au type, soit dessin d'atelier, fiche technique ou échantillon

Catégorie : Corresponds à un sous-type. 

Date lim. fourn. : Représente la date limite pour fournir le dessin d'atelier. 

Doc. reçu : Représente la date de réception du dessin d'atelier. 












Navigation du tableau






Filtration

Bulles (Niveau 1)

Dans ce tableau, les bulles représentent si vous avez été assigné comme fournisseur ou simplement comme observateur. 

Bulles (Niveau 2)

Dans ce tableau, les bulles représentent les états. Vous pouvez naviguer facilement entre les bulles pour changer d'état. 



  
Filtres
Plusieurs filtres sont disponibles, ceux-ci sont disponibles dans le haut des colonnes en cliquant sur Choisir.  Vos préférences seront sauvegardées. 

- Fournisseur de documents
- (Division)




 Recherche
Taper dans les barres de recherche en haut de chaque colonne pour filtre les résultats. 


- Section de devis
- Fournisseur de documents
- Titre
- Status
- Résultat
- Type
- Catégorie
- Date lim fourn.
- Doc reçu




   
         
Ordre de tri
Il est possible de filtrer par ordre alphabétique les colonnes ayant un petit triangle en leur titre, il suffit simplement de cliquer sur celui-ci. 


 
Masquer des colonnes
Vous pouvez afficher ou cacher certaines colonnes de votre tableau en cliquant sur cette icône. Vos préférences seront sauvegardées. À noter qu'il est possible de bouger l'ordre des colonnes en cliquant sur les flèches de bas en haut. 


Affichage de résultats



Pour afficher plus grand nombre de résultats à votre tableau, cliquez sur le menu déroulant dans le bas de votre page. 







Répondre à une demande de soumission

Vous avez reçu un courriel vous invitant à soumettre un ou plusieurs fiches techniques. Tout d'abord, il faut vous connecter à la plateforme avec l'adresse courriel depuis laquelle vous avez reçu l'invitation. 

1. Depuis votre tableau disponible de la section Documents à soumettre, onglet Soumissions, cliquez sur le numéro correspondant au dessin. 

2. Nous voici à l'interface de réponse. Dans la boîte prévue à cet effet, vous pouvez glisser le dessin d'atelier ou parcourir la documentation dans votre serveur en cliquant sur Parcourir .   



4. Complétez le bordereau de transmission générique. 

Voici une courte description des champs à compléter. 

Produit soumis :  Sélectionnez le produit soumis. Il existe cinq options disponibles: aucune, tel que plans et devis, comme équivalence, comme substitution et Autre. Aucun n'est sélectionné par défaut.
Modification chantier : Cochez la case s'il y a eu un changement sur le chantier.
# Directive de chantier : Écrivez le numéro de directive du chantier.
Section de devis : Sélectionnez dans la section de devis.
Article de devis : Écrivez l'article de devis.
Nom du produit : Écrivez le nom du produit.
Fournisseur/Fabricant : Écrivez le fabricant ou fournisseur.
Description du produit : Rédigez une description claire du produit.
# de dessin : Écrivez le numéro de dessin.
Délai de livraison : Inscrivez le nombre de jours de délai de livraison.
Remarques : Ajoutez des commentaires.
Dessin Émis pour : Sélection une des trois options: Vérification, Information ou Coordination.

5. Appuyez sur le bouton Soumettre. 



6. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur OK.   














Décliner une demande de dessins d'atelier

1. Refusez de soumettre des documents en cliquant sur le bouton Décliner.

Important
En cas d'erreur, informez la personne qui a créé la soumission via la boîte de discussion ou par téléphone. Les réponses erronées pourront être supprimées.


2. Confirmez le refus de soumettre vos documents en précisant la raison et cliquant sur Décliner. 

     

Cette étape est complétée lorsque vous voyez cette boîte indiquant la date et l'heure du refus de soumettre des documents.



Preuve électronique du refus de soumettre des documents

Dreeven vous soutient en vous envoyant par courriel la preuve que vous avez refusé de soumettre des documents.















Publication des dessins révisés

Vos documents ont été révisés et le gestionnaire de projet de la soumission a décidé de publier les documents. Les documents révisés seront accessibles depuis l'interface de la soumission en cliquant sur le numéro de SUB. Le statut du document sera publié. 

Il est également possible que le gestionnaire de projet vous envoie un courriel via Dreeven pour vous informer que la soumission a été publiée.















Important
Les documents publiés sont également disponibles, pour les personnes ayant les permissions nécessaire, dans la section Documents dans l'onglet Dessins d'atelier approuvés.



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