Demandes de changement (Gestionnaire)

Demandes de changement (Gestionnaire)

Introduction

Les demandes de changements sont des propositions d'adaptation de certains éléments au sein d'un projet. Ces demandes visent à ajouter ou retirer des éléments dans les étapes du projet, affectant par le fait même le budget et le contrat.

Afin qu'une demande de changement devienne une directive officielle à mettre en œuvre, elle doit passer à travers un processus d'approbation.

En ayant tous ces éléments en tête, Dreeven a développé une section qui permet de faciliter la gestion des diverses demandes de changements.


  • L'information concernant la cause de la demande de changement.
  • Les personnes concernées par les changements proposés.
  • Les personnes responsables d'approuver les changements.



















Accès et fonctionnalités disponibles par permission


Permission Limitée
  1. Permets à un surintendant ou un gestionnaire de : 
    1. Voir l'état, le titre, la description générale et les sous-traitants impliqués pour chaque demande de changement. 
      1. Ne voit aucune information financière.
      2. Ne voit aucun commentaire des fournisseurs ou approbateurs. 


Permission Étendue
  1. Permets à un surintendant ou un gestionnaire de : 
    1. Voir l'état, le titre, la description générale et les sous-traitants impliqués pour chaque demande de changement. 
    2. Voir les soumissions en détail des coûts internes et des sous-traitants,
      1. Échanger depuis le forum de discussion d'un sous-traitant. 
      2. Empêche de modifier une soumission. 
    3. Voir la réponse des approbateurs. 


Permission Admin 
  1. Permets à un surintendant ou un gestionnaire de : 
    1. Créer, modifier et annuler des propositions de changement. 
    2. Voir l'état, le titre, les descriptions et les coûts internes et externes impliqués.
    3. Créer, modifier, supprimer les soumissions des coûts internes et des sous-traitants,
      1. Partir en appel d'offres.
      2. Choisir un contrat octroyé. 
      3. Répondre à la place d'un sous-traitant. 
      4. Échanger dans le forum de discussion.
      5. Confirmer un avenant.
    4. Configurer le coût par journée additionnelle.
    5. Générer la proposition complète. 
      1. Joindre la documentation nécessaire au support de la proposition. 
    6. Commencer le processus d'approbation. 
      1. Répondre à la place d'un approbateur. 
      2. Échanger dans le forum de discussion.
    7. Sélectionner une conclusion.
    8. Créer une nouvelle proposition révisée. 




Usager sans licence
  1. Ne peut accéder à la section Demande de changement
  2. Un usager sans licence assigné comme fournisseur ou approbateur n'aura pas accès à la section même s'il reçoit un courriel pour y accéder. Il ne pourra pas télécharger la description ou les documents nécessaires pour répondre. 
  3. Aucune notification n'est générée. 



Usager avec licence, mais sans permission 
  1. Un usager avec  licence assigné comme fournisseur ou approbateur aura accès à la section Demandes de changement, toutefois selon le type d'assignation, il aura accès à un tableau différent de l'entrepreneur. 
  2. Un approbateur pourra :
    1. Recevoir un courriel d'invitation à collaborer comme approbateur. 
      1. Ne recevra pas de notification, uniquement un courriel.
    2. Accéder uniquement aux PDF des propositions assignées. 
    3. Soumettre sa réponse. 
      1. Voir la réponse des autres approbateurs.
    4. Échanger dans le forum de discussion des approbateurs. 
    5. Télécharger tous les PDF des demandes de changement assignées. 
  3. Un sous-traitant pourra:
    1. Recevoir un courriel d'invitation à collaborer comme fournisseur.
      1. Ne recevra pas de notification, uniquement un courriel.
    2. Accéder à la documentation dite publique et consulter la description des travaux demandés.
    3. Soumettre sa réponse. 
    4. Échanger dans le forum de discussion lui étant dédié. 
    5. Voir l'avenant généré. 
      1. Recevra une notification à l'émission d'un avenant. 
      2. Ne recevra pas de notification ni de courriel à la modification ou l'annulation d'un avenant.











Notifications et courriels émis par rôle

Les notifications générées sont affichées dans la cloche pour chaque usager concerné. Un courriel incluant les notifications non lues est généré à un intervalle de temps défini par chaque utilisateur depuis la section Mon compte. Nous vous présentons la liste des notifications émises et des courriels indépendants des notifications reçues. 


Le créateur de la demande de changement reçoit une notification quand :
  1. Le fournisseur dépose sa soumission.
  2. Le réviseur répond à la demande d'approbation.
  3. Un commentaire est déposé dans les forums de discussion. 


Le sous-traitant ayant une licence reçoit : 
  1. Un courriel indépendant lors que le bouton Prêt à recevoir toutes les soumissions est cliqué et que vous envoyez un courriel. 
    1. Aucun courriel additionnel ou notification est généré si :
      1. Vous n'envoyez pas le courriel d'invitation original.
      2. La date limite de soumission est changée. 
      3. La description des travaux est modifiée.
  2. Une notification à l'émission d'un avenant
    1. Aucun courriel additionnel ou notification est généré si :
      1. L'avenant est annulé ou modifié.  
  3. Un commentaire est déposé dans les forums de discussion pour celui-ci. 


Le réviseur ayant une licence reçoit : 
  1. Un courriel indépendant lors que le bouton Commencer le processus d'approbation est cliqué et que vous envoyez un courriel. 
    1. Aucun courriel additionnel ou notification est généré si :
      1. Vous n'envoyez pas le courriel d'invitation original.
      2. La date limite de réponse est changée. 
  2. Un commentaire est déposé dans les forums de discussion pour celui-ci. 
  3. Aucune notification ou courriel est généré lorsqu'une conclusion est sélectionnée. 














Configurer vos demandes de changement

1 . Depuis l'Admin du projet, section Demandes de changement:

  • Personnaliser la séquence et le préfixe.
  • Ajouter un contact par défaut à votre proposition, exemple votre client.
  • Ajouter des termes et conditions additionnelles du projet au besoin. À noter que les jours additionnels sont configurables à travers votre proposition.
  • Ajouter un taux de taxation.
  • Ajouter des taux par défaut pour la caution, les assurances et les admins et profits.

2. À titre de confirmation, assurez-vous d'avoir bâti votre budget depuis les activités du budget de l'Admin du projet.

3 . Rendez-vous maintenant à vos Consommables de l'Admin du projet. Pour bâtir votre budget et accélérer la création d'une proposition, la saisie de taux facturables par défaut  pour vos équipements, matériaux et mains-d'oeuvre.

Pour les coûts à la semaine, tout dépendants de votre besoin, il est possible de ne pas ajouter de taux facturable.

Depuis votre demande de changement, vous pouvez créer des lignes temporaires qui seront présentées comme les autres. De cette façon, pour les items et coûts non récurrents, vous pourrez ajuster votre demande à vos besoins.

4. Depuis la section processus d'approbation de l'Admin du projet, ajouter un processus par défaut.

5. Pour accélérer la transition et la création d'une demande de changement, ajoutez toutes les spécialités dont vous aurez besoin depuis les Paramètres afin de bien filtrer les directives de chantier depuis la section Documents, onglet Directives. 




















Explication des colonnes 


Tableau de l'entrepreneur - Onglet Demandes de changement

Le tableau de l'entrepreneur permet de visualiser toutes les demandes de changement et d'accéder à la création, modification ou annulation des changements. Il existe un tableau pour les soumissionnaires et pour les réviseurs des demandes de changement. Dans les prochaines lignes, nous réviserons la description des colonnes du tableau des entrepreneurs. 


Numéro : Représente l'identifiant qui est généré par la plateforme en fonction de règles d'affaires précises. En effet, les numéros sont déterminés de manière séquentielle et ne peuvent être changés. Cet identifiant est un lien pour accéder à la demande.

Numéro de directive : Le cas échéant, cette colonne affiche le numéro de la directive liée depuis la section Documents via l'onglet Directives. 

Ordre de changement : Advenant que le professionnel précise le numéro de l'ordre de changement depuis son interface de réponse, le numéro d'affichera dans cette colonne. 

Date de constat : Corresponds à la date mentionnée par le gestionnaire de projet lors de la création de la demande de changement. 

Titre : Représente le nom de la demande de changement.

Montant soumis : Représente uniquement le montant de vos coûts internes, de vos soumissions et de l'Admin et profit sur vos soumissions. 

Conclusion : Cette colonne affiche la conclusion que vous avez sélectionnée dans le bas de votre proposition. Peut aussi correspondre à l'état d'une demande. 

Sous-traitants : Identifie les sous-traitants devant fournir une soumission. 

Version : Indique le nombre de propositions (révisions) créé pour cette demande de changement. 

Date d'envoi : Mentionne la date à laquelle le courriel a été envoyé au sous-traitant pour obtenir une soumission. 

Date de réception : Précise la date à laquelle le sous-traitant a consulté la demande sur la plateforme. 

Date avenant émis : Mentionne la date que vous avez confirmé le montant de l'avenant depuis l'interface de votre sous-traitant. 

Professionnels :  Identifie les approbateurs devant fournir une réponse à votre demande de changement. 

Date d'envoi : Mentionne la date à laquelle le courriel a été envoyé aux approbateurs pour obtenir une réponse. 

Date de réception : Précise la date à laquelle l'approbateur a consulté la demande sur la plateforme. 

Réponse : Cette colonne affiche la réponse de votre approbateur. 

Origine du changement : Identifie la spécialité associée lors de la création de la demande de changement. 

Travaux déjà exécutés : Identifie si vous avez coché la case Travaux déjà exécutés lors de la création de la demande de changement. 

Majoration : Représente le montant d'admin et profit de vos coûts internes sur vos soumissions. 

Coût : Représente la somme des Coûts internes + Soumissions (sans admin et profit) + Assurances + Caution. 

Coût réel : Représente la somme des Avenants + Coûts internes + Assurances + Caution. 

Majoration réelle : Indique la somme de ( Coût - Coût réel ) + Majoration

Montant Accepté : Affiche le montant que vous avez inscrit dans la conclusion après avoir coché la case Accepté 

Montant rejeté :  Affiche la différence des montants proposés et acceptés après avoir coché la case Accepté dans la conclusion. 

Montant en négociation : *Représente la somme des soumissions pas encore acceptées ni annulées. 














Tableau de gestion 


Le tableau de gestion est uniquement accessible aux gestionnaires de la compagnie. Celui-ci permet de visualiser l'ensemble de vos demandes ventilées. 

  • Une demande de changement peut avoir plusieurs révisions d'une même proposition. Les montants du tableau de gestion correspondent à la dernière proposition active pour le changement.
  • Dans l'immédiat les jours additionnels ne sont pas représentés. Ils affectent toutefois, ils affectent votre budget. 





    • Numéro
    Corresponds à l’identifiant de la proposition et à la ventilation par soumission.


    Coût
    • Résumé → Le montant correspond à la somme des coûts des soumissions + Taux en $ des assurances + Taux en $ de la caution.
    • Par soumission → Corresponds au coût avant taxes et avant l'admin et profit d’une soumission.

    Majoration
    • Résumé→ Le montant correspond à la somme en $ de l’admin et profit + Taux en $ d’admin et profit des assurances + Taux en $ d’admin et profit de la caution.
    • Par soumission → Corresponds au montant en $ d’admin et profit pour une soumission.

    Profit
    Calcul : Majoration / Coût x 100.


    Coût réel
    • Résumé→ Le montant correspond à la somme des soumissions (Avenant émis et coûts internes soumis ) + Taux en $ des assurances + Taux en $ de la caution.
    • Par soumission → Le montant correspond à l'avenant émis en sous-traitance et aussi aux coûts internes soumis sans admin et profit.

    Majoration réelle
    • Résumé→ Corresponds à la somme des coûts des soumissions + Taux en $ des assurances + Taux en $ de la caution + Majoration - Coût réel.
    • Par soumission → Calcul : Cout + Majoration - Coût réel.

    Profit réel
    Calcul : Majoration réelle / Coût réel x 100.


    Montant accepté
    • Résumé→ Corresponds à la somme des montants qui sont cochés (Accepté) dans la colonne Recommandé dans la conclusion par soumission. Calcul : Somme des coûts des soumissions + Taux en $ des assurances + Taux en $ de la caution + Majoration.
    • Par soumission → Corresponds aux montants qui est coché (Accepté) dans la conclusion par soumission

    Montant rejeté
    • Résumé→ Le montant correspond à la somme des montants qui sont cochés (Accepté) et qui apparaissent dans la colonne Non recommandé dans la conclusion par soumission. Calcul : Somme des coûts des soumissions + Taux en $ des assurances + Taux en $ de la caution + Majoration.
    • Par soumission → Corresponds aux montants qui sont cochés (Accepté) et qui apparaissent dans la colonne Non recommandé de la conclusion par soumission.

    Montant en négociation
    Pour cette colonne nous ne prenons pas compte des champs Non recommandés dans la conclusion.
    • Résumé→ La somme des coûts (colonne Coût) qui ne sont pas cochés Accepté dans la conclusion.
    • Par soumission → Corresponds aux coûts (colonne Coût) qui ne sont pas cochés Accepté dans la conclusion.









    Filtration


    Bulles 

    Dans ce tableau les bulles représentent les états. Vous pouvez naviguer facilement entre les bulles pour changer d'état. 




     
    Filtres

    Plusieurs filtres sont disponibles, toutefois ils peuvent être absents de  l'affichage. Pour les afficher, cliquez sur bouton à trois lignes, sélectionnez les filtres à ajouter ou retirer    et appuyez sur Appliquer.
    Vos préférences seront sauvegardées. 

    - Numéro
    - Numéro de directive
    - Date de contrat
    - Titre
    - Date limite
    - Sous-traitants
    - Professionnels
    - Date d'envoi
    - Conclusion



       
       Ordre de tri


    Il est possible de filtrer par ordre alphabétique les colonnes ayant un petit triangle en leur titre, il suffit simplement de cliquer sur celui-ci. 


    Masquer des colonnes

    Vous pouvez afficher ou cacher certaines colonnes de votre tableau en cliquant sur cette icône. Vos préférences seront sauvegardées. À noter qu'il est possible de changer l'ordre en maintenant votre clic et faisant glisser votre souris dans le tableau. 


    Affichage de résultats


     
    Pour afficher plus grand nombre de résultats à votre tableau, cliquez sur le menu déroulant dans le bas de votre page. 














    Signification des états




    Pas prêt 

    La demande n'est pas prête à recevoir des soumissions du sous-traitant. Cela permet de créer des demandes de soumissions et de préparer la demande de changement à l'avance sans en informer le sous-traitant, les approbateurs ou les observateurs.

    Lorsque ce statut est affiché, le fournisseur de documents, les approbateurs et les observateurs n'ont également pas accès à la demande. Dans le cas où ceux-ci y auraient accès, cela peut être dû à des autorisations particulières. Assurez-vous que tout le monde a les autorisations appropriées.

    Pour changer le statut de Pas prêt à En attente de docs cliquez sur Prêt à recevoir les documents dans la section du sous-traitant. 


    En attente de docs

    Cliquez sur le bouton Prêt à recevoir les documents pour changer le statut En attente de docs. La demande est maintenant accessible au sous-traitant. La soumission est au neutre jusqu'à ce que le fournisseur de service soumette sa soumission pour ce changement. 

    Le fournisseur recevra une notification à chaque demande de changement. Une fois que le fournisseur sous-traitant a soumis ses soumissions, le statut reste à En attente de docs puisque vous devez toujours compléter l'admin et profit sur la soumission et compléter les coûts internes. Toutefois, vous recevrez une notification vous laissant savoir le dépôt de la soumission. 



    Doc. Reçus

    Un de vos sous-traitants a déposé une soumission. 



    En attente d'approbation

    Les informations et les documents de proposition utilisés pour l'approbation sont accessibles aux approbateurs et observateurs de ce niveau, dépendant si le gestionnaire a inclus ceux-ci dans le PDF de la proposition. La proposition est à nouveau au point mort. Les approbateurs doivent alors soumettre leurs réponses et les éventuels documents.

    Vous pouvez envoyer par courriel aux approbateurs et observateurs une notification en cliquant sur Démarrer le processus.

    Les réponses des approbateurs font passer le statut de En attente d'approbation à À Revoir 




    À revoir 

    Lorsque les approbateurs répondent, le statut devient alors À revoir. Les réponses peuvent également contenir des documents revus et peuvent avoir l'une des quatre réponses suivantes: Recommander, Recommander avec notes, Resoumettre et Rejeter.

    Ces quatre réponses déterminent le plan d'action de la proposition, ce qui permet de recevoir des réponses mitigées, comme c'est souvent le cas lorsqu'il y a plusieurs approbateurs. Dreeven est là pour vous aider à harmoniser et à organiser le processus d'approbation.




    Accepté

    Accepté indique que vous avez cliqué sur le bouton Accepter la recommandation et coché la case Accepté dans la conclusion au bas de votre proposition.  




    En négociation

    En négociation indique que vous avez cliqué sur le bouton Litige possible depuis la conclusion au bas de votre proposition. 



    Rejeté

    Rejeté indique que vous avez cliqué sur le bouton Rejeter la recommandation depuis la conclusion au bas de votre proposition. Depuis cette conclusion, il est possible de créer une nouvelle proposition. 



    Annulés

    Pour une raison ou pour une autre, si une demande a été annulée depuis votre conclusion dans le bas de votre proposition, son état passera à Annulés.














    Créer une demande de changement 


    Utilisation de la section Demandes de changement

    1. En tout temps, il est possible de suivre le processus sans envoyer des courriels à vos collaborateurs. Vous devrez gérer les courriels à l'externe de la plateforme. 

    2. Vous pouvez suivre le processus complet. 

    3. Vous pouvez utiliser un autre système pour bâtir vos soumissions et coûts internes. 


    1. Pour créer une demande, rendez-vous dans la section du même nom et cliquez sur Créer une demande de changement dans le haut de votre page sur la droite. 

    2. La création d'une demande de changement est un processus à plusieurs niveaux. L'étape la plus importante est de compléter le formulaire  Informations de la demande de changement. Voici l'explication des entrées possibles: 


    Titre: Personnalisez les demandes de changements et apportez des précisions en utilisant un titre significatif.


    Description: Clarifiez chaque demande de changement avec une description.


    Type: Identifiez le type de demande de changement. Cela peut être: une demande de prix, un ajustement à l'interne, une directive et autres. Dreeven a identifié, par défaut, le type de demande au prix alors que la date du constat correspond à la date du jour.


    Date de constat: Indiquez la date à laquelle la demande de changement a été faite (date du jour).


    Travaux déjà exécuté: Précisez que le travail a été réalisé.


    Lien lié à la Directive: Sélectionnez la directive que vous avez précédemment répertoriée dans la section Documents sous l'onglet Directives. Il est possible de rendre ou non la directive publique pour consultation en cocher la case Rendre les pièces jointes de la directive publique.

    La directive liée sera également disponible à la composition de votre PDF lorsque vous bâtirez votre proposition pour vos approbateurs. 

    Origine du changement: Identifiez la source du changement en sélectionnant une spécialité.


    Lien lié aux tâches associées: Identifiez toutes les tâches associées à la demande de changement disponibles dans la section des Demandes.


    Lien lié aux QRT associées: Identifiez toutes les QRT associées à la  demande de changement disponibles dans la section des Demandes.

    Lien lié aux actions correctives: Identifiez toutes les actions correctives associées à la demande de changement disponibles dans la section  des Demandes.

    Lien lié aux observations :     Identifiez toutes les observations associées à la demande de changement disponibles dans la section  des Demandes.

    Lien lié aux demandes de changement: Identifiez au autre demande de changement associée à cette demande de changement.

    Informations supplémentaires liées: Identifiez toutes les d'informations associées à la demande de changement qui pourraient être pertinentes. 


    Documents publics: Téléchargez et transmettez des documents pour chacun des fournisseurs de documents et des approbateurs. Lors des demandes de changements, on retrouve à la fois des informations publiques et d'autres privées. Pour faciliter la distinction entre ces deux types d'information, Dreeven a divisé la section en deux, soit un aperçu pour tous ainsi qu'un aperçu pour les administrateurs.




    Documents privés: Téléchargez et transmettez des documents uniquement pour les administrateurs de votre compagnie.


    3. Quand vous êtes prêts, cliquez sur     Créer. 


    Voici le sommaire des informations consignées un peu plus tôt. 























    Gérer vos coûts internes et vos fournisseurs de documents


    Bâtir vos coûts internes

    1. Consignez vos coûts en cliquant sur Coûts Internes depuis la carte Gestion des fournisseurs de documents. 





    2. Il est possible d'inscrire vos coûts internes de deux manières:



    Bâtir avec l'outil de calcul Dreeven
    1. Détaillez vos étapes et ajoutez une description des travaux inclus ou exclus. 
    2. Bâtissez la soumission en ventilant vos coûts par consommable (Heure des travailleurs à métier, matériaux et équipement). Il faut simplement cliquer sur Ajouter à chaque ligne afin de pouvoir écrire un nouvel item et son prix.
    3. Le prix total sera alors grisé dans le champ Prix
    4. Mentionnez le nombre de jours ajoutés
    5. Déposez une pièce jointe au besoin pour supporter la demande.  


     



    Soumission express (Sans l'outil de calcul)

    1. Écrire directement le prix total dans le champ Prix sans ventiler. 
    2. Mentionnez le nombre de jours ajoutés.
    3. Déposez une soumission provenant d'un système externe au besoin. 

          


    3. Cliquez sur Confirmer les coûts internes. Vous devez par la suite valider votre intention. 








    Demander des soumissions à vos sous-traitants

    Vous devez maintenant sélectionner les sous-traitants impliqués dans ce changement. 

    1. Rendez-vous dans la carte Gestion des fournisseurs de documents et cliquez sur + Fournisseur de documents. 



    2. Sélectionnez un ou plusieurs contrats choisis ou octroyés. Cliquez sur Choisir XX contrats. 




    3. En appuyant sur le nom de votre sous-traitant, vous pourrez ajouter une date limite de soumission pour votre fournisseur ainsi que des notes d'exécution personnalisées. Cliquer sur Modifier depuis la carte Information de la demande de changement. 


    4. Appuyez sur Prêt à recevoir toutes les soumissions afin d'envoyer un courriel à vos sous-traitants.



    5. Confirmez votre intention. Si vous n'envoyez pas de courriel, le sous-traitant ne sera pas notifié de votre requête. 


    6. Appuyez sur Envoyer depuis la fenêtre d'expédition. 


    7. Lorsque vous avez reçu la soumission de votre fournisseur, cliquez sur le nom du livrable afin de visualiser la soumission depuis la carte Gestion des fournisseurs de documents. 


    8. Ajoutez un Admin et profits en % depuis la carte Proposition au client. Le pourcentage peut être configuré par défaut depuis l'admin du projet. 





















    Gérer la réponse de votre sous-traitant


    En tant que gestionnaire, vous avez reçu une soumission par courriel et vous devez la déposer dans la demande correspondante ? Suivez les prochaines étapes : 



    1. Depuis votre tableau disponible de la section Demandes de changement, cliquez sur l'identifiant. 



    2. Cliquez sur le nom de livrable correspondant à l'entreprise vous ayant envoyé leur soumission par courriel. 



    3. Appuyez sur Répondre à la place ... 





    4. Précisez le prix mentionné, le nombre de jours ajoutés et déposez la soumission transmise. 



    5. Cliquez sur Répondre à la place de XXXXXXXX



















    Bâtir votre proposition


    Compléter la proposition


    1. Depuis l'onglet Informations de la proposition, assurez-vous que votre contact de proposition et le présentateur soient sélectionnés. Ceux-ci sont configurables par défaut depuis l'Admin du projet. 

    2. Prenez le temps d'écrire une description dans le champ prévu à cet effet ainsi que l'état des travaux. Ceux-ci seront présents sur la page de présentation PDF de la proposition. 






    3. Visualisez le Résumé de vos coûts dans l'onglet du même nom. 

    4. Indiquez le taux des assurances, le taux admin et profits sur les assurances, le taux de la caution et le taux admin et profits sur la caution. Depuis l'onglet Demandes de changement de l'Admin du projet, vous pouvez programmer par défaut ces taux afin d'éviter de les écrire à toutes vos demandes. À noter que le taux des taxes par défaut est également configurable depuis cet onglet. 








    5. Pour assembler votre proposition PDF, rendez-vous dans l'onglet Approbation et cliquez sur + Niveau d'approbation ou sur + Assigner un processus d'approbation. 



    6. Confirmez le nombre de jours accordés à votre approbateur pour répondre. 














    Gérérer le PDF 

    1. Depuis l'interface de combinaison des PDF, vous pouvez visualiser tous les documents,  reçus, déposés ou liés à cette demande. En cliquant le bouton Générer le PDF sommaire, un résumé de la proposition sera généré, vous aurez le choix en trois types de proposition : 



    PDF Sommaire

    Page couverture seulement
    Très peu d'informations à partager avec l'approbateur.  Cette proposition inclut uniquement les montants globaux, les taxes et le montant de la caution. 


    Coûts détaillés 
    Présente un montant global pour les coûts internes et affiche la ventilation des travaux en sous-traitance. Affiche le % d'assurance, de caution et l'admin et profit. 


    Coûts ventilés
    Présente la ventilation des coûts internes et affiche la ventilation des travaux en sous-traitance. Affiche le % d'assurance, de caution et l'admin et profit. 




    Autres documents disponibles à joindre

    Documents de la soumission inclus : 
    Le PDF généré précédemment et les documents joints de l'externe.

    Documents envoyés par les fournisseurs inclus :
    Les soumissions de vos sous-traitants
    Les fichiers déposés depuis vos coûts internes

    Documents de la demande de changement inclus :
    Les fichiers liés tels que la directive




    2. En cliquant sur le + de chaque fichier, vous pourrez les faire basculer dans la colonne DOCUMENTS SÉLECTIONNÉS qui représente la combinaison de votre PDF. N'hésitez pas à déplacer l'ordre des documents au besoin. 



    3. Cliquez sur Générer le PDF. 

    Pour changer votre proposition générée, depuis la colonne DOCUMENTS SÉLECTIONNÉS, cliquez sur le moins du document à modifier. Vous devez aussi actualiser votre page. 

























    Gérer le processus d'approbation


    Votre proposition est prête pour être envoyée à vos approbateurs ? 

    Dreeven propose selon votre besoin plusieurs niveaux d'approbation permettant d'assembler selon les approbateurs du niveau (ex: Client) des documents différents incluant les fichiers de réponse du niveau précédent (ex: Ingénieurs)


    1. Pour commencer, ajouter le ou les approbateurs et les observateurs du premier niveau. 


    2. Après avoir ajouté votre approbateur, cliquez sur le bouton Démarrer le processus.



    3. Ajustez le nombre de jours souhaité pour recevoir la réponse de l'approbateur, confirmez si vous souhaitez lui envoyer un courriel et démarrez le processus.  Si vous n'envoyez de courriel, il ne recevra pas de notifications. En commençant le processus, il pourra accéder à votre PDF généré. 



















    Gérer la réponse de votre approbateur 

    Vous avez reçu le document de réponse de votre approbateur par courriel et vous devez le déposer dans la demande correspondante? Suivez les prochaines étapes : 


    1. Depuis votre tableau disponible de la section Demandes de changement, cliquez sur le numéro identifiant. 



    2. À partir de la carte Processus d'approbation, appuyez sur les trois points de suspension et sélectionnez Répondre.



    3. Pour donner la réponse et déposer le fichier annoté avec les recommandations, il est possible de glisser le document de réponse dans la boîte prévue à cet effet. 




    4. Par la suite, cliquez sur une réponse,  écrire un commentaire supplémentaire au besoin et appuyez sur le bouton de votre réponse ( Ex:Recommander ) 



    Il y a 4 réponses possibles:

    Recommander : Recommander complétement le montant proposé sans changement. 

    Recommander avec notes : Recommander un montant partiel. Tout dépendant de la conclusion, vous devrez vous soumettre de nouveau une proposition à recommander.  

    Resoumettre : L'approbateur comprend le besoin, toutefois il souhaite que vous révisiez la proposition sans mentionner un montant précis. Tout dépendant de la conclusion, vous devrez soumettre de nouveau une proposition à recommander. 

    Rejeté : L'approbateur refuse la proposition et vous donne des précisions pour expliquer sa réponse afin que vous puissiez trouver des pistes de solutions au besoin.  Tout dépendant de la conclusion, vous devrez soumettre de nouveau une proposition à recommander. 















    Affecter le budget


    De la création à l'approbation

    Une demande n'ayant aucune conclusion de sélectionnée ou d'avenant émis pour un contrat choisi ou octroyé affectera la colonne Changements en attente à votre budget.

    Pour affecter le budget, vos coûts internes doivent être ventilés avec des activités de budget.




    Conclusion

    À partir de la section Conclusion de votre demande de changement:

    • En écrivant un montant depuis chaque item,
    • Cochant la case Accepté,
    • Sélectionnant une conclusion.

    Les montants écrits seront affectés à votre budget sous la colonne Changements approuvés.

    Pour suivre les coûts liés à votre sous-traitant, vous devez également octroyer des avenants à ceux-ci.

    En confirmant un montant depuis la carte Avenant de votre sous-traitant, vous affecterez la colonne Contrats et avenant émis du budget de l'activité sélectionnée.

    Les lignes affectées au budget sont toujours des éléments de la dernière proposition émise. 

















    Créer un avenant


    Après avoir reçu la réponse de votre approbateur et choisi une conclusion, vous devez laisser savoir à votre sous-traitant que les changements ont été recommandés. 

    1. Cliquez sur le sous-traitant recommandé depuis la section Coûts internes et externes. 

    2. Depuis la carte Avenant, écrivez le montant de la soumission accepté et déposez la documentation à annexer à son contrat pour cet avenant. 

    3. En confirmant votre action, le sous-traitant recevra une notification et éventuellement un courriel incluant des notifications non lues en fonction de ses préférences de notifications. 


    Si vous modifiez l'avenant, le sous-traitant n'est pas avisé de la modification. 



















    Exporter les demandes de changement en lot


    En tout temps, il est possible depuis votre tableau optimisé d'exporter les propositions de votre tableau :
    1. En excel.
    2. Les propositions PDF en dossier zippé.
      1. Incluant un index par proposition. 

    En un clic, vous pourrez être prêt pour une réunion à l'extérieur de la plateforme. Voici comment vous y prendre : 

    1. Allez à la section Demandes de changement

    2. Filtrer votre tableau selon vos besoins. 

    3. Cliquez sur le bouton d'export disponible depuis le menu des Opérations en lot. 

    4. Choisissez quel type d'export vous désirez en cliquant sur un des boutons, soit Excel ou Zip.
















    Processus pour créer un avenant sans approbation


    Vous avez pris une décision en chantier d'octroyer un avenant ou de modifier le contrat de votre sous-traitant ?

    Suivez ce parcours raccourci pour impacter rapidement votre budget sans demander une approbation externe pour votre changement.

    1. Depuis la section Demandes de changement, créer une demande de changement avec les détails de votre accord écrit ou verbal.

    2. Depuis la section Coûts internes et externes, ajouter votre sous-traitant en cliquant sur + Fournisseur de documents.

    3. Cliquez sur le nom de votre sous-traitant et depuis la carte Avenant, ajoutez le montant de votre avenant et un fichier légal généré à partir d'un système tiers pour cette modification au contrat. Dans l'immédiat, nous ne générons le PDF à signer par le sous-traitant. N'oubliez pas de cliquer sur Confirmer.


      La confirmation de l'avenant :

       - Affectera la colonne du budget, Contrats et avenants octroyés de l'activité de budget sélectionnée.

       - Affichera un nouvel avenant émis dans la section       Contrat pour votre sous-traitant et à partir de votre contrat disponible dans Soumissions et contrats.


    4.   Pour aider à suivre les demandes impactées à votre budget, sélectionnez une conclusion à votre demande de changement. Ne pas écrire de montant et cliquer uniquement sur DDC recommandée.


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