Intégration Maestro 3.05

Intégration Maestro 3.05

Introduction à Maestro 3.05

L'intégration via API de Maestro 3.05 permet d'envoyer à Maestro : 
  1. Des factures approuvées.
  2. Des feuilles de temps validées.
  3. Des rapports journaliers terminées. 
Pour permettre d'envoyer ces éléments à Maestro, Dreeven synchronise par projet liés à la journée ou à l'heure les : 
  1. Activités de budget
  2. Contrats
  3. Fournisseurs 
  4. Groupes de coût


Qu'est-ce qu'une API ? 

Une API, (Application programming interface), est un programme permettant à deux applications distinctes de communiquer entre elles et d’échanger des données. Cela évite notamment de recréer et développer entièrement une application pour y ajouter ses informations. Par exemple, elle fait le lien entre des données déjà existantes et un programme indépendant.


Maestro 3.05
L'intégration entre Dreeven et Maestro est disponible pour la version 3.05 de Maestro.
Cette intégration nécessite le module API XML de Maestro. 

Par la suite, différentes fonctionnalités nécessitent la présence et/ou l'achat de certains modules Maestro. 

Exemple
Pousser un rapport journalier nécessite le module Entrée journalière dans Maestro.
















Prérequis d'utilisation et accès


Licence de gestionnaire 

Configuration et synchronisation de la compagnie 
Les usagers avec une licence de gestion Superadmin.

Créer, configurer et synchroniser un projet 
Avoir la permission admin de l'Admin du projet  et  la permission admin Maestro.

Exportation des données de temps 
Avoir au minimum la permission admin des feuilles de temps pour l'expédition des données depuis le module des feuilles de temps. 
















Commencer la configuration de Maestro 

  1. Dreeven communique avec le serveur Maestro via le service SOAP de Maestro. Pour y parvenir,  il faut demander à votre administrateur Maestro de fournir l'URL du serveur Maestro afin de rejoindre le service SOAP (API XML).
    ( ex :     https://maestro.XXXX.com.:80/ServiceWebMaestro/?wsdl )  
  1. Vous devez également créer un usager Dreeven et un mot de passe sur Maestro et un tag afin de nous les envoyer par courriel. Ceci nous permettra de nous identifier au serveur Maestro. Consultez l'article : 
    Configuration de Maestro pour l'intégration via l'API XML

  2. De plus, il faut modifier les règles de pare-feu pour permettre à lP3.96.29.4 de rejoindre l'API XML du serveur Maestro.

Important
Pour modifier le parefeu, veuillez consulter votre département d'IT.
















Configuration de Maestro pour l'intégration via l'API XML

Pour s’intégrer avec Maestro, les informations suivantes doivent être fournies à Dreeven :

  1. Un code utilisateur et mot de passe permettant à Dreeven d’utiliser les services web de Maestro
  2. L’identifiant ( « Tag » ) des compagnies Maestro à intégrer avec Dreeven.

Les instructions pour créer un utilisateur Dreeven et identifier le « Tag » des compagnies Maestro sont fournies dans les prochaines lignes :











Création de l'utilisateur Dreeven

Pour permettre à Dreeven de s’intégrer à Maestro, un utilisateur Dreeven ayant droit d’accéder au service Web de Maestro doit être créé dans Maestro.

1. Pour y parvenir, allez dans la section configuration de Maestro. 



2. Dans le menu, sélectionnez  Gestion de la sécurité. 




3. Cliquez sur l’icône permettant de créer un nouvel usager. 



4. Remplir les informations nécessaires à l’utilisateur Dreeven

Les informations importantes sont surlignées en jaune. 

• Associez un groupe d’usagers ayant les accès nécessaires
• Le type d’accès « Service Web » doit être sélectionné
• Décochez la case « Demander à l’usager de choisir un nouveau mot de passe lors de la prochaine connexion »



5. Cliquez sur l’icône Enregistrer pour créer l’utilisateur Dreeven. 

6. Lorsque l’utilisateur Dreeven aura été sauvegardé, un numéro d’identification lui aura été assigné.




7. Faites parvenir à l’équipe Dreeven les informations suivantes :

• Le code d’usager (attention aux majuscules/minuscules)
• Le mot de passe

















Création de l'identifiant Maestro


Pour communiquer avec Maestro, Dreeven doit identifier à quelle compagnie les informations sont reliées.

1. Pour y parvenir, Dreeven a besoin du « Tag » identifiant de la compagnie Maestro. Pour trouver cette information, rendez-vous à l’écran de sélection de compagnie et cliquez sur « Modifier les paramètres de compagnie »



2. Dans les détails de la compagnie, prenez-en note de la valeur  « Tag » et envoyez un courriel à l’équipe Dreeven. Rendez-vous à l'étape 3 si aucune valeur n’est présente. 



3. Si aucune valeur n’est configurée dans la section « Tag » 

- Ajoutez une valeur
- Sauvegardez



3. Faire parvenir à l’équipe Dreeven la valeur définie dans le « Tag »














Procédure lors de la mise à jour du service web Maestro


Dès que Maestro effectue des mises à jour, voici un lien pour vous partager les étapes à franchir par votre technicien. 















Synchronisation des données de la compagnie

La synchronisation des diverses sections se fait en plusieurs étapes et dépend de l'état de votre projet et du degré d'intégration avec Dreeven. Dans l'article suivant, nous vous présenterons les étapes pour synchroniser lorsque vous êtes un nouveau client Dreeven et lorsque vous vous intégrez en cours de projet. 


Vous venez de vous intégrer avec nous et vous n'avez consigné aucune information dans la plateforme? 

Il est possible de synchroniser les informations suivantes : 

- Fournisseurs
- Groupes de coûts
- Équipements
- Métiers
- Employés
- Annexes
- Activités
- Contrats

Voici comment vous y prendre pour importer vos données de Maestro. 


1. Rendez-vous dans votre Avatar et sélectionnez Paramètres d'entreprise en tant que Superadmin. 



2. Allez dans le menu de gauche dans la section Configuration Maestro.



3. Cliquez sur Compagnies Maestro dans le haut de votre page. 



4. En cliquant sur la carte précédemment mentionnée, vous verrez apparaître toutes les compagnies / filiales que vous avez ajoutées et configurées avec nous. Chaque compagnie aura son jeu de boutons et donc les données à synchroniser seront indépendantes par compagnie sauf pour les activités et les contrats. Pour synchroniser chacune des sections par compagnie, vous devez appuyer sur le bouton correspondant. Pour notre exemple, nous prendrons les Fournisseurs Maestro. 



5. Depuis le haut du tableau s'affichant à votre écran, cliquez sur les trois petits points et sélectionnez Synchroniser de Maestro



6. La magie est maintenant en cours. 



7. Les fournisseurs apparaîtront dans votre tableau de gestion une fois la synchronisation terminée. 

8. Veuillez synchroniser de la même façon les groupes de coûts, les équipements, les métiers, les annexes et les employés. 

Avant de synchroniser...
Si vous avez déjà créé des usagers (employé) dans la plateforme, nous établirons le lien entre les usagers existants et ceux à importer en confirmant le numéro d'employé de la fiche employé de votre usager. Si un espace varie, la synchronisation créera un doublon pour l'usager en question avec une adresse courriel fictive Maestro. Nous recommandons d'aller valider tous vos employés et leur numéro depuis la Gestion des licences avant de synchroniser. 

Nous vous encourgeons à reviser les codes d'équipement ainsi que les codes de métier afin d'éviter les doublons, au même titre que les employés. 



9. À partir de l'onget Correspondances des métiers, disponible depuis les Groupes de coût, vous devez assigner chaque métier à un groupe de coût en cliquant sur l'hyperlien. 




10. À partir de l'onglet Correspondances des équipements, vous devez assigner le groupe de coût à chaque équipement. Il est possible de les assigner en lot. 





11. Depuis la carte de votre compagnie Maestro, appuyez sur le bouton Primes et dépenses. Vous devez établir la correspondance entre les dépenses et primes créées dans Dreeven et le code correspondant de Maestro. 


12. Planifiez les tâches de synchronisation pour les activtés de budget, les contrats (bons de commande en sous-traitance) et les fournisseurs pour tous vos projets. En ajoutant une tâche, vous indiquerez à quel moment synchroniser de Maestro à Dreeven. 



13. Toujours depuis Configuration Maestro, rendez-vous à la carte Configuration Transfert Feuilles de temps pour cocher les options souhaitées. 
















Synchroniser un projet 


1. Identifiez le Tag de la compagnie Maestro contenant le projet.


2. Identifiez le numéro du projet dans Maestro.




3. Dans l'onglet de page des projets Dreeven, cliquez sur le bouton Maestro. 



4. Sélectionnez le tag de la compagnie Maestro du projet et entrez le code du projet. Vous pourrez ensuite lancer la synchronisation. 




5. Lorsque la synchronisation sera complétée, le projet apparaitra sur la page des projets. N'hésitez pas à modifier au besoin le nom du projet utilisé dans Dreeven depuis la section Information du projet. Cela n'impactera pas le nom dans Maestro. 

6. Rendez-vous à la section Configuration Maestro de l'Admin du projet pour vous permettre d'ajouter un responsable de synchronisation. En ajoutant un membre de l'équipe, cet usager sera utilisé pour effectuer les demandes de synchronisation à Maestro. Aucune action est nécessaire pour cet usager. Si aucun membre est sélectionné, la synchronisation par défaut de ce projet sera défectueuse. 






7. Synchronisez les activités depuis l'admin du projet, section Activités de budget. Si vous avez déjà créé des activités avant la synchronisation,  nous établirons le lien entre les activités et celles à importer en confirmant le code.  Si un espace varie, la synchronisation créera un doublon pour l'activité en question. Nous recommandons d'aller valider toutes vos activités et leur code avant de synchroniser. 




8. Il est possible synchroniser votre budget. Depuis l'Admin du projet, Configuration Maestro, vous pouvez établir le sens de la synchronisation des données financières pour la colonne Budget d'opération initiale. En résumé, vous pouvez bâtir votre budget dans Dreeven et envoyer l'information à Maestro ou bâtir le budget du projet dans Maestro et synchroniser les données dans Dreeven. Une fois le sens sélectionné, allez à la section Budget de Dreeven et cliquez sur les trois points de suspension pour synchroniser votre budget. 









9. Synchronisez les Contrats (PO) de Maestro depuis la section Soumissions et Contrats. Les contrats créés seront en mode Temporaire. Un contrat temporaire n'a pas de responsable et ne permet pas de suivi de la documentation ainsi que des présences en chantier dans Dreeven. En convertissant, le contrat temporaire à un contrat Dreeven, vous pourrez collaborer avec le sous-traitant.
















Exportation des données de temps 


Depuis le module des feuilles de temps 

À partir de l'onglet Exporter vers la paie depuis le module des feuilles de temps, vous pourrez envoyer les feuilles de temps de tous vos employés pour une semaine peu importe le statut.

Lorsque vous allez envoyer les données de feuilles de temps, si vous souhaitez effectuer des modifications après l'expédition, vous pouvez les faire depuis Maestro. Pour importer les données dans Maestro, veuillez vous rendre à l'interface nommée Gestion des heures. Pour plus d'information sur la façon d'importer dans Maestro, veuillez contacter le support Maestro. 





Important 
Pour configurer et comprendre le processus des feuilles de temps dans Dreeven, veuillez vous référer à cet article. 
Feuilles de temps 




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