Capsule explicative sur le module Absences

Donner la permission à un utilisateur de gérer les Absences

Étapes à suivre pour accorder la permission

Depuis le menu principal, ouvrez la section Paramètres.

Dans le menu des paramètres, cliquez sur Gestion des licences.

Repérez l’utilisateur à qui vous souhaitez accorder la permission et cliquez sur son courriel.

Cet onglet vous permet de gérer les droits d’accès de l’utilisateur.

Vous verrez deux types de permissions liées à la gestion des Absences:

1. "Gestion de toutes les absences":
   Permet à l’utilisateur de gérer les Absences de tous les employés de l’entreprise ou de son projet (idéal pour un Surintendant ou un Gestionnaire).
   
   
2. "Gestion de mes absences":
   Permet à l’utilisateur de gérer uniquement ses propres absences (utile pour un employé qui souhaite signaler une absence prévue).

Cas d’utilisation typiques

1. Un Gestionnaire peut recevoir la permission de gérer les Absences de toute l’équipe.
   
   
2. Un Travailleur disposant d’une licence Feuille de temps peut se voir accorder la permission de gérer ses propres absences, comme par exemple pour indiquer qu’il sera absent dans les prochains jours.
   

Ajouter une absence pour un employé de la compagnie

Enregistrer une absence pour un employé

Depuis la page d’accueil de votre plateforme Dreeven, ouvrez le menu principal (barre bleue) et cliquez sur Absences.

Une fois dans l’interface de gestion des Absences, utilisez le sélecteur de semaines pour vous positionner sur la période souhaitée.

1. Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de l’écran
   
2. Une fenêtre de sélection apparaîtra; choisissez l’employé concerné
   
3. Une fois l’employé sélectionné, une nouvelle fenêtre s’ouvrira vous permettant de:
   - Choisir la date d’absence
   - Ajouter une note explicative

1. Cliquez sur Enregistrer
   
2. Une étiquette rouge portant la mention “Absent” apparaîtra sur la journée sélectionnée dans le calendrier
   

Ajouter une deuxième absence pour la même journée

1. Cliquer sur Ajouter à partir du calendrier d’Absences
   
2. Entrer une nouvelle note
   
3. Cliquer sur Enregistrer pour que la seconde absence soit ajoutée
   
   

Modifier ou supprimer une absence

1. Cliquez sur l'étiquette "Absent” dans le calendrier pour ouvrir la fiche de l'absence
   
2. Vous pourrez alors:
   - Modifier la note
   - Supprimer l’absence

Note importante: La date de l’absence ne peut pas être modifiée une fois l’enregistrement effectué. Si une erreur de date a été commise, il faudra supprimer l’absence et en créer une nouvelle.

Affichage des Absences dans l’interface de Répartition

Visualisation d’une absence

1. Lorsqu’un employé est marqué comme absent pour une journée, une icône de calendrier rouge avec une croix apparaît dans l’interface de Répartition à la date concernée
   
2. En cliquant sur cette icône, le répartiteur peut consulter les détails de l’absence.
   

Alerte en cas de conflit avec un bloc de Répartition

1. Si un employé absent est tout de même assigné à un bloc de Répartition, une alerte rouge s’affiche en haut de ce bloc, indiquant une anomalie dans le nombre d’employés présents
   
2. Cela permet au répartiteur de rapidement identifier et corriger les conflits liés aux Absences
   

Importation de la Répartition lors de la création d’un Rapport journalier

Affichage des Absences dans le rapport

1. Si un employé inclus dans un bloc de Répartition est absent ce jour-là, son absence sera automatiquement indiquée dans le rapport.
   
2. Une icône de calendrier rouge avec une croix s’affichera à côté de son nom, signalant son absence.
   

Consulter les détails de l’absence

1. En cliquant sur l’ icône de calendrier rouge, vous pourrez voir les détails de l’absence
   

Visualiser les Absences dans un Rapport journalier

Section Absences

1. Une nouvelle section nommée Absences est affichée dans la zone des membres de l’équipe
   
2. Seuls les employés absents pour la journée sélectionnée y sont listés
   
3. Cette section est disponible dans les deux modes du Rapport journalier
   

Ajouter une absence depuis le rapport

1. Si vous détenez la permission de gérer les Absences, un bouton Ajouter apparaît à droite de la section Absences.
   
2. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez enregistrer une nouvelle absence directement depuis le Rapport journalier.
   

Modifier ou supprimer une absence

1. Cliquez sur la ligne de l’employé dans la section Absences pour ouvrir le formulaire de gestion de l’absence .
   
2. Vous pourrez:
   - Modifier la note associée à l’absence
   - Supprimer l’absence, si nécessaire