Catégories de dépense (Paramètres)

Catégories de dépense (Paramètres)

Introduction

Cette section vous permet de répertorier les catégories de dépense que vos employés pourront sélectionner depuis les Feuilles de de temps. 
Les données peuvent être exportées depuis la section Feuilles de temps, Rapports Journaliers et Métriques Globales.

Dreeven vous propose 3 types de dépense : 

Dépense régulière : 
Ce type permet à votre travailleur de remplir lui-même le montant à soumettre pour sa dépense. 

Montant fixe : 
Vous souhaitez que la dépense soit toujours le même montant pour éviter des saisies inutiles à vos travailleurs. Ceux-ci pourront seulement sélectionner le type. 

Quantité et unité :  
Ce type fixe le montant et permet à votre employé de changer uniquement l'unité afin d'éviter les doubles saisies. Ceux-ci pourront exclusivement sélectionner le type et l'unité.














Prérequis d'utilisation


Licence de gestion

+ Ayant depuis sa fiche employé, la permission de Superadmin.
  1. Peut ajouter, modifier et supprimer un type de dépense. 













Tableau des Catégories de dépense - Description

Voici une courte description des colonnes du tableau.

Nom : Correspond au nom que vous aurez défini ex : Kilométrage

Description : Correspond à une définition de la catégorie, une spécification ou une restriction afin de faciliter la compréhension par vos travailleurs. ex : Indemnité 120km +

Montant fixe : Identifie le montant mentionné si vous avez sélectionné le type Montant fixe.

Quantifiable : Correspond à la sélection du type de dépense Quantité et unité.

Unité : Correspond à l'unité du type de dépense Quantité et unité.

Montant unitaire : Correspond au montant du type de dépense Quantité et unité.

Montant caché : Signifie que vous avez coché l'option Ne pas afficher le montant (montant calculé dans un système de paie externe), votre employé pourra sélectionner la dépense, mais n'aura pas l'option de consigner le montant. 














Ajouter une catégorie

Pour ajouter une catégorie, rien de plus simple pour un Superadmin!

1. Rendez-vous dans la section Catégories de dépense via les Paramètres de votre entreprise. 

2. Cliquez sur le bouton Nouvelle catégorie. 

Exemple pour chaque catégorie :

  • Dépense régulière --> Repas
  • Montant fixe --> Pension de 120Km
  • Quantité et unité -->Prime de kilométrage + de 60km

Selon le type de catégorie et l'intégration comptable, la catégorie de dépense peut varier.

3. Déterminez si une annexe et un métier sont nécessaires à l'exportation de la donnée de la dépense vers votre système comptable. Ex : Vision le requiert

4. Remplir le formulaire et appuyez sur Créer.


Il est possible de modifier en tout temps une catégorie et supprimer uniquement si aucune entrée dans les feuilles de temps font référence à cette catégorie.  
 








Modifier un type de dépense

1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section  Catégories de dépense via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez modifier une catégorie en cliquant sur le crayon. 

       

3. Changez les données du formulaire et cliquez sur Enregistrer les changements.













Supprimer un type de dépense

1. Rendez-vous dans les Paramètres dans la section Catégories de dépense via le menu de gauche. 

2. Vous pouvez supprimer une catégorie en cliquant sur la poubelle.

       

3. Cliquez sur OK pour confirmer votre action. 


      














Intégration avec un système comptable

Selon votre système comptable, vous avez différents moyens de créer / synchroniser / établir une correspondance avec vos données comptables, notamment vos dépenses.

Exemple 1 L'Intégration Maestro permet de créer les dépenses et primes en synchronisant les données directement de Maestro.

Exemple 2 L'intégration Vision requiert de préciser le code prime équivalent dans Vision via notre section Intégration Vision afin qu'à l'export des données de temps et primes/dépenses, Vision puissent comprendre le type de dépense saisie via la feuille de temps ou rapport journalier.

Veuillez vous référer à la documentation correspondante depuis notre base de connaissances, section Intégrations. Néanmoins, nous recommandons de diriger vos questionnements concernant les paies à des agents expérimentés via notre support.












Configurer une dépense ou prime par défaut

Après la création de vos dépenses, il est possible de venir attribuer, pour un projet, par défaut dans vos rapports journaliers une dépense / prime à un employé membre de l'équipe.

Ex : Pension de 120km.

1. Depuis l'Admin du projet, allez dans la section Dépenses et Primes

2. Cliquez sur le bouton Ajouter une dépense.

3. Dans le modal, sélectionnez un membre de l'équipe qui apparaitra à un rapport journalier.

4. Mentionnez une activité de budget si souhaité pour affecter la dépense.

5. Précisez le type de dépense et le montant.

6. Il ne vous reste plus qu'à Enregistrer. 
































Budget vs Dépenses et primes

Même s'il est possible de sélectionner une activité de budget à associer à une dépense ou à une prime, celles-ci ne sont pas ajoutées au budget.

Aucune dépense ou prime autant dans un rapport journalier qu'une feuille de temps n'affecte directement le budget de votre projet dans Dreeven.

Les dépenses et primes sont uniquement associées à une donnée de temps pour générer la paie dans un système tiers. 










Approbations et modifications des dépenses soumises

Les dépenses sont validables et approuvables avec les données de temps depuis un rapport journalier ou une feuille de temps.

Il est impossible de modifier une dépense soumise par un employé pour une question de transparence & de légalité. Si un approbateur doit corriger une dépense ou une prime, il doit refuser la feuille de temps et demander à son employé de soumettre de nouveau la feuille de temps.

Si vos données de temps proviennent du rapport journalier, exportable depuis les métriques globales, vous pouvez changer la dépense à travers l'employé dans le rapport.












Dépenses faites sur une carte de compagnie

Une dépense faite sur une carte de crédit de la compagnie n'est pas une dépense remboursable à un employé.

Ce type de dépense peut être déclaré depuis un rapport journalier à partir de la section Documents additionnels.

Ajouter une photo du coupon de confirmation à la carte Factures.

Votre employé responsable pourra extraire depuis les Métriques Globales tous les reçus de carte de crédit de tous les projets via le rapport Photos des factures PDF.



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