Configurer les activités de budget (Admin du projet)

Configurer les activités de budget (Admin du projet)

Introduction

Les activités peuvent être ajoutées par les utilisateurs ayant une licence de gestion. Les activités sont personnalisables par projet pour vous permettre de:
  1. Ventiler votre budget
  2. Consommer du temps depuis votre rapport journalier (feuille de temps)
  3. Associer des activités à un sous-traitant
  4. Filtrer les dessins d'atelier 
  5. Ventiler une facture

Pour en ajouter, il faut vous rendre dans l'Admin du projet et trouver dans l'onglet Activités de budget. Celles-ci paraitront ensuite dans la section Budget de votre projet. 

Uniquement des membres de l'équipe ayant la permission du niveau Admin dans l'Admin du projet peuvent ajouter des activités. 
Vous pouvez ajouter vos activités de budget de deux façons, soit à l'unité ou en lot. 

















Accès et fonctionnalités disponibles par permission


Permission Limitée (Admin du projet)
  1. Permets de consulter toutes les activités disponibles dans le projet. 

Permission Admin (Admin du projet)
  1. Permets de : 
    1. Consulter toutes les activités disponibles dans le projet. 
    2. Ajouter, modifier et supprimer une activité de budget.
    3. Importer des activités de budget.
    4. Modifier l'affichage d'une activité dans les rapports journaliers et feuilles de temps.
    5. Modifier en lot les activités de budget.
    6. Consulter les associations d'une activité. 


Superadmin
  1. Permets de consulter l'historique des changements dans la section Activités de budget de l'Admin du projet.










Ajouter une activité  

1. Pour créer une activité, il suffit d'appuyer sur le bouton +. 
      
2. Remplir le formulaire qui s'affiche. Voici une courte explication de la signification de chaque champ : 

Code :  Les codes de coût identifient le type de travail effectué sur un projet et sont généralement affectés à une division spécifique dans une spécification. Plusieurs entreprises choisissent de baser la structure de code de coût de leur projet sur le DDN,  Devis directeur national de construction du Canada. D'autres équipes peuvent concevoir une structure de code de coût unique pour répondre aux exigences spécifiques de leur entreprise. 

Nom : Définissez un nom à votre activité, ou attribuez le titre des divisions du DDN.

Heures planifiées : Définissez les heures planifiées par activité afin de pouvoir en voir la consommation. 

Parent : Sélectionnez une activité parent si l'activité que vous créez une sous-catégorie d'une autre activité.


Cochez la case Afficher dans les rapports journaliers si vous souhaitez que cette activité soit disponible pour vos utilisateurs lors de la consignation d'une feuille de temps ou d'un rapport journalier. 


3. N'oubliez pas d'Enregistrer les changements. 









Ajouter plusieurs activités en lot

Vous avez déjà une arborescence dans votre système comptable disponible en excel ? Aucun souci, vous pouvez importer vos activités depuis un gabarit excel.


1.  Pour ce faire, cliquez sur Importation.

2. Téléchargez notre gabarit en cliquant sur le lien Ce gabarit 

3. Organisez votre excel afin que vous ayez les mêmes colonnes que celles proposées dans notre gabarit. Voici une courte explication de la signification de chaque colonne : 

Code  :  Les codes de coût identifient le type de travail effectué sur un projet et sont généralement affectés à une division spécifique dans une spécification. Plusieurs entreprises choisissent de baser la structure de code de coût de leur projet sur le DDN,  Devis directeur national de construction du Canada. D'autres équipes peuvent concevoir une structure de code de coût unique pour répondre aux exigences spécifiques de leur entreprise. 

Nom : Définissez un nom à votre activité, ou attribuez le titre des divisions du DDN.
 
Heures planifiées : Définissez les heures planifiées par activité afin de pouvoir en voir la consommation. 

Afficher dans les rapports journaliers ( et feuilles de temps ) : Écrivez TRUE ou FALSE 
 
si vous souhaitez que cette activité soit disponible pour vos utilisateurs lors de la consignation d'une feuille de temps ou d'un rapport journalier. 
Parent : Écrivez le code de l'activité parente dans le but de créer une arborescence au besoin.

4. Lorsque vous êtes prêts, importer ce excel en cliquant sur Choisissez un fichier. 
 
5. Un tableau de validation de vos ajouts et/ou mise à jour s'affichera pour que vous puissiez avoir une vision globale. 

6. Tout est à votre convenance ? Cliquez Importer dans le bas du tableau pour importer vos activités. 


INFORMATION
Vous avez toujours besoin d'assistance ? N'hésitez pas à nous écrire à support@dreeven.com












Afficher une activité dans une feuille de temps ou un rapport journalier 

Afin de rendre disponible une activité dans vos feuilles de temps ou rapports journaliers, vous pouvez suivre les étapes suivantes:

  1. Rendez-vous dans l'Admin du projet via l'onglet Activités de budget.

  2. Cliquez sur l'icône du crayon complètement à droite de l'activité concernée.

  3. Cochez l'option Afficher dans les rapports journaliers.



   
4. Cliquez Enregistrer les changements. 

Bon à savoir...
Il est également possible de modifier en lot en cochant les activités à modifier et cliquant sur une Opérations en lot. 








Supprimer une activité de budget 

 1. Nous vous invitons à vous rendre dans la section Admin du projet, onglet Activités de budget. 

2. Cliquez sur l'icône de la poubelle de l'activité à supprimer. 

3. Confirmez votre action en cliquant OK. 


Important
  1. Vous pouvez supprimer plusieurs activités rapidement depuis les Opérations en lot. 
  2. Advenant que certaines activités ne se suppriment pas, c'est que celles-ci ont été sélectionnées dans le projet. Afin de trouver les endroits, vous pouvez cliquer sur l'icône Association annexée à chaque activité. Vous devez changer chaque association à cette activité pour pouvoir la supprimer.
    1. Une association à une feuille de temps validée ne pourra pas être changée. 




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