Configurer les contrats en sous-traitance (Admin du projet)
Introduction
Dans l'immédiat, Dreeven a mis en place une option permettant la création d'un contrat destiné à votre sous-traitant.
Ce contrat simplifié permet d'inclure toutes vos conditions d'exécution et de l'envoyer par notre plateforme afin d'avoir un suivi des échanges et des attentes envers tous vos sous-traitants.
Vous pourrez :
- Modifier la séquence de vos numéros de PO initiaux.
- Préciser si vous désirez que vos sous-traitants déposent des factures et des documents directement sur Dreeven.
- Mentionner les personnes responsables de compléter la soumission d'une facture déposée.
Rendez-vous dans l'Admin du projet et cliquez sur l'onglet Contrats
Accès et fonctionnalités par permission
Permission Limitée (Admin du projet)
Permets de consulter:
- La séquence de vos numéros de PO initiaux
- Si les superadmin désirent que vos sous-traitants déposent des factures et des documents directement sur Dreeven.
- Si un processus d'approbation doit être franchi avant d'octroyer un contrat.
- Les conditions d'exécution par défaut incluses dans chaque contrat en sous-traitance de votre projet.
Permission Admin (Admin du projet)
Permets de consulter et modifier:
- La séquence de vos numéros de PO initiaux
- Si les superadmin désirent que vos sous-traitants déposent des factures et des documents directement sur Dreeven.
- Si un processus d'approbation doit être franchi avant d'octroyer un contrat.
- Les conditions d'exécution par défaut incluses dans chaque contrat en sous-traitance de votre projet.
Permets de :
- Configurer les notifications lorsque votre sous-traitant dépose une facture.
- Configurer les notifications lorsqu'un changement survient dans un appel d'offres.
- Personnaliser les types de documents que les soumissionnaires doivent fournir lors d'un appel d'offres.
Contrats
Personnaliser la séquence
Il est possible de configurer le préfixe et le numéro de vos bons de commande qui sont générés depuis la section Soumissions et Contrats.
Soumettre des documents et des factures au contrat
Dans un premier temps le terme choisi représente l'état de votre appel d'offres. Au moment où vous avez choisi la soumission d'un sous-traitant, son statut devient Choisi. Dès lors, vous pouvez inclure son représentant à vos membres de l'équipe. Pour permettre l'ajout de factures et ou documents à vos contrats, les options prévues à cet effet doivent être cochées. Voici comment vous y prendre :
1. Cochez les cases appropriées.
2. N'oubliez pas d'Enregistrer les changements.
Le soumissionnaire choisi peut soumettre des factures
L'option Le soumissionnaire choisi peut soumettre des factures donne le droit à votre sous-traitant ayant une licence de collaboration sans permission d'aller déposer des factures depuis son Contrat avec votre entreprise. Advenant que vous receviez une facture par courriel pour ce soumissionnaire, vous pourrez également aller la déposer dans la section Soumissions et Contrats.
Soumettre des factures dans Dreeven permettre, aux gestionnaires et aux surintendants ayant les permissions appropriées, une meilleure gestion de celles-ci et vous permet de centraliser toute la documentation concernant vos sous-traitants depuis le tableau Menu disponible au bas de la page de votre contrat dans la section Soumissions et Contrats.
Cette option vous fait gagner du temps en demandant à votre soumissionnaire de remplir pour vous les champs comme numéro, le montant avant taxes et après taxes, etc.
Le soumissionnaire choisi peut soumettre des documents
L'option Le soumissionnaire choisi peut soumettre des documents donne le droit à votre sous-traitant ayant une licence de collaboration sans permission d'aller déposer des fichiers depuis son Contrat avec votre entreprise. Advenant que vous receviez un document par courriel pour ce soumissionnaire, vous pourrez par ailleurs aller la déposer dans la section Soumissions et Contrats.
Centraliser votre documentation n'aura jamais été aussi simple avec Dreeven!
Afin de gagner de précieuses minutes, le sous-traitant choisira lui-même le type de documentation soumise :
- Quittance finale,
- Quittance partielle,
- Résolution de compagnie,
- Attestation de conformité CNESST,
- État de situation CCQ,
- Attestation de Revenu Québec,
- Assurance, Dénonciation,
- Attestation AMF,
- Avis de changement,
- Contrat initial,
- Lettre de garantie.
Pour consulter les documents de vos sous-traitants, rendez-vous au tableau Menu disponible au bas de la page de votre contrat dans la section Soumissions et Contrats.
Ajouter un présentateur par défaut
En ajoutant un présentateur depuis l'Admin du projet, section Contrats, le membre de l'équipe choisi ainsi que sa signature seront affichés au nouveau PDF des contrats générés depuis Dreeven comme responsable des contrats.
Configurer les conditions d'exécution par défaut
Gagnez en efficacité en personnalisant les conditions d'exécution qui paraitront sur tous les nouveaux contrats PDF qui seront générés par Dreeven.
Depuis la section Soumissions et Contrats, lorsqu'un contrat est en mode choisi, il est possible de générer un contrat PDF à expédier à votre sous-traitant.
À partir de l'Admin du projet, section Contrats, vous pouvez configurer les conditions de base à inclure à vos contrats et raffiner les conditions par sous-traitant au besoin.
Appels d'offres
Pour assurer la conformité, depuis cet onglet, vous pouvez personnaliser les documents à demander à chaque nouvel appel d'offres. Vos soumissionnaires pourront voir cette liste par défaut pour compléter leur soumission.
Notifications
Notifications d'ajout de facture
Groupes à notifier lorsqu'une facture est déposée dans un contrat. La fonctionnalité est accessible depuis le contrat du sous-traitant. Le soumissionnaire choisi et le créateur du contrat seront aussi notifiés.
1. Créez le groupe d'utilisateurs à notifier depuis l'onglet du même nom dans l'Admin du projet.
2. Ajouter le groupe précédemment créé dans le tableau approprié, onglet Notifications.
Notifications d'appels d'offres
Advenant que vous soyez un groupe d'usagers à gérer la conformité des contrats en sous-traitance, vous pouvez créer des groupes à notifier lorsqu'il y a une mise à jour au contrat ou à l'appel d'offres. Le créateur du contrat sera également notifié.
1. Créez le groupe d'utilisateurs à notifier depuis l'onglet du même nom dans l'Admin du projet.
2. Ajouter le groupe précédemment créé dans le tableau approprié, onglet Notifications.
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